Qu’est-ce que le métier de secrétaire polyvalente ?

La secrétaire polyvalente assiste l’entreprise dans toutes ses tâches administratives car, comme son nom l’indique, elle n’appartient pas à un service définit. Ainsi, elle s’occupe aussi bien des tâches liées au secrétariat, qu’à la comptabilité ou la communication.

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[VIDEO] Secrétaire polyvalente : fiche métier

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Ce qu’une secrétaire polyvalente fait dans son travail quotidien dépend non seulement du secteur mais aussi de la taille de l’entreprise. Dans une petite entreprise avec seulement quelques employés, elle est souvent un loup solitaire, elle gère toutes les tâches administratives de la communication de bureau à la comptabilité en passant par l’administration du personnel, elle s’occupe des clients et elle est la personne de contact pour tous les problèmes provenant des collaborateurs.

Quel est son rôle principal ?

Le rôle le plus important de la plupart des secrétaires polyvalentes est d’apporter une aide à leur supérieur. L’assistante le décharge de toutes tâches secondaires afin de libérer du temps qu’il consacre à son cœur de métier. Elle coordonne ses rendez-vous et ses tâches, organise les déplacements professionnels, prépare les réunions et rédige les procès-verbaux. C’est aussi la secrétaire qui appuie les décisions de gestion en recueillant les informations et en les préparant pour le superviseur.

Où exerce-t-elle ?

L’assistante ou secrétaire polyvalente travaille dans les services administratifs d’entreprises de tous les secteurs économiques. Il trouve en outre des possibilités d’emploi chez des indépendants, dans le secteur de la santé, dans des associations et dans l’administration publique.

Dans quels secteurs d’activité s’exerce ce métier ?

De l’industrie automobile au secteur de la santé, du secteur public aux grandes banques internationales, les secrétaires polyvalentes assurent le fonctionnement quotidien des entreprises et des institutions. Il est difficile d’identifier un domaine de responsabilité clairement défini et uniforme. C’est cette variété d’opportunités qui rend le profil du poste si intéressant.

Les missions d’une secrétaire polyvalente

Ses missions classiques de secrétariat sont dès lors mobilisées. Gérer le courrier et les e-mails entrants, organiser le classement, commander des fournitures de bureau, prendre des appels téléphoniques et s’occuper des invités, rédiger des lettres commerciales, rédiger des documents et des contrats, même créer des graphiques et des présentations, etc. Toutes ces activités font partie des missions d’une secrétaire polyvalente. 

La secrétaire polyvalente remplit aussi souvent une fonction de gardien pour son supérieur, car les appels, les messages et les informations qui lui sont destinés aboutissent d’abord au secrétariat. Cela fait d’elle le premier point de contact non seulement pour les collègues, mais aussi pour les clients et les partenaires commerciaux. Elle leur apparaît comme une représentante de l’entreprise et exerce ainsi une grande influence sur son image extérieure. 

Mais qu’en est-il des hiérarchies plates qui se retrouvent dans de nombreuses entreprises ? Les jeunes startups et entreprises de certains secteurs comme l’IT aiment remplacer le modèle classique des managers et subordonnés par une équipe dans laquelle chacun travaille sur un pied d’égalité. 

Bien sûr, les tâches de secrétariat ne disparaissent pas simplement lorsqu’il n’y a plus de hiérarchie d’entreprise classique. Elles sont souvent pondérées différemment, de sorte que certains aspects de l’activité d’assistance passent au premier plan et que d’autres deviennent moins importants. Cela se reflète souvent dans les nouvelles appellations d’emploi : l’office manager peut mettre davantage l’accent sur l’organisation, un facility manager gère l’infrastructure de l’entreprise et un feel good manager assure une bonne ambiance de travail.

Les compétences d’une secrétaire polyvalente

Les compétences pour une secrétaire polyvalente

Si vous envisagez sérieusement une carrière d’assistante ou de secrétaire polyvalente, vous devez absolument :

• Parler et écrire parfaitement le français (grammaire et orthographe) ;
• Parler et écrire au moins une langue étrangère de manière relativement fluide ;
• Maîtriser parfaitement les applications Office courantes (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
• Être sûr de soi et avoir un bon sens de la communication ;
• Avoir des connaissances solides en matière commerciale et en gestion d’entreprise ;
• Être fiable, autonome, ponctuel, créatif, flexible, résistant au stress et toujours courtois ;
• Suivre une formation continue pour être toujours à la page.

Les qualités requises pour une secrétaire polyvalente

Que la secrétaire soit là pour le patron ou pour l’équipe, une chose est toujours indispensable au secrétariat : la volonté et la capacité de travailler de manière autonome. 

L’image de la secrétaire comme simple receveur d’ordres a depuis longtemps cessé d’être vraie. En tant qu’adjointe à la direction, elle est maintenant le bras droit de son superviseur, le soutenant et agissant de façon autonome. 

En tant qu’assistante d’un service ou d’une entreprise, elle pose chaque jour les bases pour que chacun dans l’équipe puisse se concentrer sur ses tâches et faire son travail. Pour ce faire, elle doit savoir à l’avance ce dont ses collègues ou son superviseur ont besoin pour prendre les mesures nécessaires ou fournir des documents. Les secrétaires optent pour une responsabilité personnelle maximale.

Les outils à maîtriser en tant que secrétaire polyvalente

Le métier de secrétaire polyvalent nécessite la maîtrise d’outils informatiques pour gagner du temps au quotidien. Peu de personnes travaillent autant et de manière aussi professionnelle avec un ordinateur, une tablette et autres qu’une secrétaire. Il ne fait aucun doute que ce sont les outils de travail les plus importants pour la plupart d’entre elles, généralement même avant le téléphone. Il va donc de soi qu’au bureau, elles disposent de vastes connaissances sur les fonctions et les possibilités des différents programmes, surtout la suite Microsoft Office.

Même si la pondération dans les bureaux s’est déplacée à certains endroits ces derniers temps, les programmes du pack Microsoft Office, c’est-à-dire principalement Word, Excel, Outlook et PowerPoint, sont très importants. Leur maîtrise est généralement exigée. Selon le poste de travail, des programmes spéciaux de base de données, des outils de gestion de la clientèle et des modules de contrôle des processus sont encore utilisés.

Et ce n’est pas tout puisque, ces dernières années, de nombreuses autres tâches sont venues s’ajouter au secrétariat, comme le traitement des images, la gestion des canaux de médias sociaux ainsi que l’installation et la désinstallation d’applications sur le smartphone du supérieur. Les secrétaires sont donc des professionnels des applications toujours à la recherche d’astuces PC susceptibles de faciliter encore plus leur travail.

Comment devenir secrétaire polyvalente

Il n’existe pas de formation unique pour devenir secrétaire polyvalente. Les secrétaires sont donc généralement des personnes qui changent de voie. Cela ne signifie pas pour autant que des connaissances approfondies ne sont pas nécessaires pour exercer ce métier. Seulement, celles-ci doivent être acquises dans le cadre d’une autre formation. Outre la voie d’une formation d’employée de commerce en bureautique ou d’employée spécialisée en communication marketing, il est également possible de suivre une formation continue dans le domaine de la gestion de bureau et d’accéder ainsi à la profession.

La formation pour devenir secrétaire polyvalente

Comme précisé, même s’il n’existe pas de parcours parfaitement établi pour exercer ce métier, une formation est bien évidemment souhaitable et nécessaire. Il peut être intéressant de se tourner de manière privilégiée vers un Bac Pro pouvant être immédiatement suivi d’un BTS Gestion des PME. 

C’est en tout cas un tel cursus qui ouvre la voie aux offres d’emploi les plus intéressantes.

Quel est le salaire d’une secrétaire polyvalente ?

Combien pouvez-vous prétendre gagner en exerçant le métier de secrétaire polyvalente ? Le salaire est une question importante pour chaque personne qui travaille. 

Dans certaines régions, vous pouvez gagner un montant tout à fait décent en exerçant cette profession. Mais d’une manière générale, il faut vous attendre à un salaire brut moyen mensuel de 1716 €, soit 26 400 € par an. Une longue expérience professionnelle est, bien entendu, susceptible de faire augmenter ce salaire. La taille et le secteur d’activité de l’entreprise ont également un impact majeur évident sur le salaire. 

Selon l’employeur, une rémunération supplémentaire peut également être attribuée. Lors de l’entretien, vous devez donc toujours demander si l’entreprise offre d’éventuels avantages sociaux. Il ne s’agit pas forcément toujours d’argent ! Des primes non-monétaires telles que des chèques repas ou des titres de transport peuvent également adoucir le travail d’une assistante ou d’une secrétaire polyvalente. Ils sont fiscalement attractifs et plus faciles à respecter dans les négociations qu’un salaire élevé ou une augmentation de salaire.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

Les tâches que beaucoup considèrent comme typiques du secrétariat, peuvent être rendues efficacement aujourd’hui par des assistants numériques et pourraient être, partiellement, prises en charge par la technologie à l’avenir. 

Une façon de se préparer à cela est la spécialisation. La secrétaire polyvalente est une généraliste qui combine de nombreuses compétences différentes. Si ces compétences deviennent accessoires en raison des nouvelles technologies, il convient d’ouvrir de nouveaux domaines de spécialité afin d’acquérir de nouvelles expertises.

Vers quels métiers et secteurs puis-je me diriger ?

Les débouchés et perspectives d’évolution de carrière sont particulièrement intéressants. Avec l’acquisition d’une certaine expérience et le suivi de formations adaptées, il est tout à fait possible d’évoluer vers des métiers de type collaborateur juridique ou encore secrétaire de direction. 

Il est à noter que tout dépend vraiment de l’implication, l’évolution dans ce type de poste requiert un comportement irréprochable et une pratique poussée en matière de gestion administrative.

Exercer le métier de secrétaire polyvalente en freelance

Il est bien évidemment possible d’exercer le métier de secrétaire polyvalente de façon indépendante. 

Le processus d’externalisation des tâches va même de façon croissante en ce sens et doit inciter à se lancer dans une telle démarche personnelle. Cependant, il est évident que l’assistant polyvalent va, à ses débuts, faire face à la nécessité de mener une vaste prospection. 

Il n’est jamais facile de se retrouver face à une clientèle qu’il va falloir à la fois convaincre et fidéliser ! Sans compter tous les impératifs pour proposer une offre à la valeur aussi claire que précise (définition de devis, détermination de prestations et de tarifs lisibles, communication sur l’activité, etc.).

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Questions fréquentes