[Agent d’accueil] Fiche métier

D’après les statistiques de l’INSEE, 96 % de ces professionnels, en France, seraient des femmes. C’est pour cela que ce métier est aussi souvent appelé assistante d’accueil ou secrétaire d’accueil. Comme son nom l’indique, son rôle principal est d’accueillir les clients ou les visiteurs. Ce professionnel a également pour rôle de renseigner le public, de l’informer sur les produits vendus par l’entreprise et de les orienter vers le service demandé…

Selon l’entreprise dans laquelle il travaille, il peut aussi répondre au standard téléphonique, effectuer diverses tâches administratives comme le tri du courrier. En outre, il a pour mission de gérer l’agenda de rendez-vous de ses supérieurs ou encore de mettre à jour les informations qui sont mises à la disposition du public.

Dans quels secteurs d’activité s’exerce ce métier ?

Tous les secteurs d’activité sont concernés par cette profession. N’importe quelle entreprise, quelle que soit sa taille ou son activité a besoin d’un agent d’accueil. Chaque entreprise qui reçoit des clients ou des visiteurs doit avoir une personne pour les accueillir et les orienter.

Tous les secteurs d’activité nécessitant de devoir réaliser certaines tâches administratives sont susceptibles d’embaucher une secrétaire d’accueil pour faciliter le travail et gagner du temps sur certaines tâches

Où exerce-t-il ?

De nombreux secteurs d’activité embauchent des assistantes d’accueil. C’est un métier très demandé, surtout dans les entreprises où les magasins qui reçoivent beaucoup de visiteurs ou de clients. Secteur public ou privé, la plupart des entreprises ont besoin d’un agent d’accueil administratif pour gérer, notamment, le flux de visiteurs et la prise de rendez-vous. L’assistant d’accueil occupe un poste relativement important dans les moyennes et grandes entreprises. Toutefois, certaines petites entreprises font aussi le choix d’avoir une secrétaire d’accueil.

Par ailleurs, on retrouve des secrétaires d’accueil dans les services de l’État (mairie, Caisse d’Allocations Familiales…). Enfin, dans l’événementiel et les salons, le poste d’assistante d’accueil permet d’accueillir le public de manière plus professionnelle.

Les missions d’un agent d’accueil

Les missions d’un agent d’accueil administratif sont diverses et variées. Elles sont principalement liées à l’accueil et l’orientation du public, mais pas seulement. Voici les principales missions qui sont allouées à ce professionnel :

• Accueil du public ;
• Information, conseil et orientation des visiteurs ;
• Animation de l’espace d’accueil ;
• Gestion et actualisation des informations mises à disposition du public ;
• Réponse au standard téléphonique ;
• Gestion des rendez-vous ;
• Tri du courrier ;
• Gestion des mails, etc.

À noter que selon le secteur d’activité, les missions de ce professionnel peuvent évoluer et varier. Dans le domaine du tourisme, l’agent d’accueil peut renseigner le public sur les offres proposées ou sur les lieux touristiques à visiter dans la région. Dans les petites entreprises, en revanche, la secrétaire d’accueil gère tout le côté administratif comme la distribution des fiches de paye, la prise de rendez-vous, etc.

Les compétences techniques pour un agent d’accueil

Pour exercer la profession d’assistante d’accueil, il est primordial de posséder certaines compétences professionnelles :

• Maîtrise de la langue anglaise (éventuellement d’une autre langue étrangère) ;
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique de base ;
• Très bonne élocution ;
• A l’aise pour prendre la parole en public ;
• Connaissance des produits ou des services de l’entreprise ;
• Facilité à communiquer à l’oral comme au téléphone ;
• Capacité à comprendre les besoins du public.

Les qualités requises pour un agent d’accueil

Pour devenir secrétaire d’accueil, il faut posséder certaines qualités importantes :

• Être méticuleux et organisé ;
• Être à l’écoute et bienveillant ;
• Faire preuve de sang-froid et savoir gérer son stress ;
• Être patient ;
• Être capable de travailler en équipe ;
• Être disponible et serviable ;
• Faire preuve de discrétion et de diplomatie ;
• Avoir un excellent relationnel.

Les outils à maîtriser en tant qu’agent d’accueil

Pour travailler dans ce secteur, il faut être capable de maîtriser les logiciels et les outils bureautiques de base. Inutile d’avoir de grandes connaissances en informatique, mais il est nécessaire de maîtriser des outils qui lui permettent de gérer diverses tâches administratives.

Au cours de ses fonctions, l’agent d’accueil est amené à utiliser un certain nombre d’outils informatiques :

• Les outils de communication (téléphone…) ;
• Les outils et les logiciels de bureautique tels que Word, Excel, PowerPoint ;
• Les outils de gestion pour gérer les rendez-vous, les agendas, les réservations, etc.

Comment devenir agent d’accueil ?

La formation pour devenir agent d’accueil

L’une des particularités du métier de chargé d’accueil est qu’il est tout à fait possible de l’exercer sans pour autant avoir de diplôme. Toutefois, certains diplômes et formations permettent de mettre toutes les chances de son côté et de postuler à des postes où il sera plus facile d’évoluer.

Les formations niveau 3

• BEP des Métiers du secrétariat

Les formations niveau 4

• Bac professionnel Services aux personnes et aux territoires ;
• Bac professionnel Gestion Administration ;
• Bac professionnel ARCU (accueil relation clients et usagers).

Les formations niveau 5

• BTS Tourisme

Par ailleurs, pour devenir chargé d’accueil dans la fonction publique, un concours et un examen d’intégration sont nécessaires. Le concours se fait sous condition de diplôme.

Quel est le salaire d’un agent d’accueil ?

Un chargé d’accueil en début de carrière gagne, généralement, un salaire équivalent au SMIC. Cela dit, dans ce secteur, les salaires sont relativement variables. En effet, la profession n’est pas soumise à une grille salariale imposée par l’État.

Par conséquent, les salaires évoluent en fonction du nombre d’années d’expérience. Ainsi, un chargé d’accueil plus expérimenté peut avoir un salaire de 1 600 euros par mois et cela peut monter jusqu’à 1 800 euros environ. Dans les entreprises les plus prestigieuses, les salaires peuvent être plus élevés selon les responsabilités et les fonctions du chargé d’accueil.

En France, les salaires moyens sont compris entre 1 560 et 1 950 euros net par mois.

Quelles sont évolutions professionnelles d’un agent d’accueil ?

Vers quels métiers et secteurs puis-je me diriger ?

Les principales évolutions professionnelles possibles pour un assistant d’accueil se font en interne. Au fil des années, ce professionnel va acquérir de l’expérience et surtout, va connaître parfaitement l’entreprise dans laquelle il travaille. 

Petit à petit, il se verra confier des tâches plus importantes et plus complexes, ce qui peut l’amener à devenir adjoint administratif après avoir occupé le poste de chargé d’accueil durant quelques années.

Le chargé d’accueil a aussi la possibilité d’évoluer en externe en changeant de secteur d’activité. Les compétences que ce professionnel a acquises dans son entreprise peuvent lui permettre d’évoluer vers l’hôtellerie ou le tourisme. 

Exercer le métier d’agent d’accueil en freelance

Vous consultez régulièrement les offres d’emplois pour devenir chargé d’accueil, mais les postes en CDD ou en CDI se ressemblent tous ? Vous voulez conserver une certaine liberté professionnelle ? Alors pourquoi ne pas vous lancer en freelance ?

Sous le statut auto-entrepreneur, vous proposez vos services d’assistant d’accueil pour le compte d’entreprises clientes, mais vous n’êtes pas salarié. Vous êtes votre propre patron. Avec une solide expérience derrière vous, vous pouvez facilement trouver des clients.

Être freelance, c’est rester libre de ses choix et c’est très épanouissant. En effet, cela vous permet d’effectuer des missions plus ou moins longues pour plusieurs entreprises dans des secteurs d’activités différents.

Par où commencer sa voie vers l’indépendance ?

Afin de s’installer en tant qu’assistant indépendant ou assistant freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

• Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
• Une étude de marché pour votre projet ;
• Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
• L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
• Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
• Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.