[VIDEO] L’externalisation de la gestion du courrier expliquée en 2 min

 

 

La gestion du courrier administratif est cruciale pour le bon fonctionnement de toute entreprise. Elle demande une organisation sans faille et une grande rigueur pour assurer que toutes les communications importantes soient traitées avec attention et dans les délais.

Une mauvaise gestion peut entraîner des erreurs coûteuses et une perte de temps, surtout lorsque le volume des documents à traiter est important.

Si vous recherchez une solution pour optimiser cette tâche essentielle, pensez à nos services spécialisés en traitement électronique, dématérialisation du courrier et archivage efficace. Simplifiez votre quotidien et assurez-vous que chaque pièce de correspondance est exactement là où elle doit être.

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Qu’est ce que la gestion administrative du courrier ?

La gestion administrative du courrier est cruciale pour assurer une communication fluide et efficace en entreprise. Elle englobe la réception, le traitement, le tri, la rédaction et la mise sous pli du courrier, simplifiant ainsi son expédition.

Un suivi rigoureux et méthodique est indispensable pour ne laisser échapper aucune information vitale ou date limite. Confiez ces tâches à une secrétaire administrative compétente qui prendra en charge tout le processus, de la récupération à l’envoi du courrier, qu’il s’agisse de lettres simples, de recommandés ou de colis. Maximisez votre efficacité et garantissez la conformité de vos échanges.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la gestion administrative du courrier ?

Optez pour l’externalisation de la gestion du courrier pour vous faire assister par une secrétaire professionnelle et expérimentée.

Les avantages à tirer derrière l’externalisation de la gestion administrative du courrier sont nombreux :

• Efficacité accrue dans le traitement du courrier : Le courrier est non seulement traité de manière appropriée, mais également indexé et archivé selon les spécificités de l’entreprise, grâce à des systèmes de gestion de courrier spécialisés.
• Réduction des coûts et des délais de recrutement : L’externalisation permet d’accéder rapidement à des compétences spécialisées en gestion administrative sans avoir à engager des ressources dans un processus de recrutement long et coûteux. Cela évite également de devoir gérer les formalités administratives liées à l’embauche.
• Amélioration de la productivité : En déléguant les tâches administratives à des experts externes, les employés de l’entreprise peuvent se concentrer sur des activités à plus haute valeur ajoutée, ce qui se traduit par un gain de temps et une meilleure productivité globale.
• Concentration sur le cœur de métier : L’externalisation permet aux membres de l’entreprise de se focaliser davantage sur le développement du cœur de métier et le service client, essentiels pour la croissance et la compétitivité de l’entreprise.
• Assistance de qualité adaptée aux besoins de l’entreprise : Les prestataires externes comme Officéo offrent des services par des assistants qui comprennent bien les enjeux spécifiques du domaine d’activité de l’entreprise, garantissant ainsi une assistance fiable et pertinente.
• Flexibilité de la prestation : L’externalisation offre une grande flexibilité en termes de volume de travail. Les entreprises peuvent ajuster les services à la hausse ou à la baisse selon leurs besoins, que ce soit pour des demandes ponctuelles ou régulières.

 

Procédure de gestion du courrier entrant et sortant en 4 points clés

• Trier votre courrier. L’assistant indépendant se charge de trier vos courriers entrants et sortants, papiers ou électroniques, selon vos consignes (immédiat, urgent, inclassable…).
• Traiter votre courrier entrant. L’assistant réalise la gestion administrative de votre courrier (le courrier, les lettres recommandées et les colis), toujours en fonction de vos exigences. Il peut également se charger de répondre ou d’émettre une facture/un devis en réponse à la demande. Bien sûr, il pourra jeter directement à la corbeille les spams et pubs sans importance de votre courrier.
• Traiter votre courrier sortant. L’Office Manager ou l’assistant s’occupe de l’envoi de votre courrier et d’apporter des réponses adaptées aux courriers reçus.
• Classer votre courrier. L’assistant classe et gère votre courrier (administratif, commercial etc) pour que toute l’entreprise puisse bénéficier d’un meilleur suivi des dossiers.

 

Comment optimiser la gestion du courrier en entreprise ?

Le classement du courrier en entreprise est un processus essentiel pour assurer une gestion efficace des documents. Plusieurs étapes sont généralement suivies pour classer le courrier en entreprise :

1. Tri initial : le courrier est trié dès sa réception en fonction de sa nature (factures, correspondance générale, documents confidentiels, etc.) et de son destinataire ;
2. Numérotation ou codification : chaque document peut être numéroté ou codifié pour faciliter son identification ultérieure ;
3. Classement physique : les documents sont ensuite rangés dans des dossiers appropriés ou des classeurs, en respectant un système de classification cohérent (par ordre alphabétique, par date, par catégorie, etc.) ;
4. Classement électronique : de plus en plus d’entreprises optent pour le classement électronique en utilisant des logiciels de gestion documentaire. Les documents numérisés sont alors indexés et stockés dans une base de données accessible et facilement consultable ;
5. Archivage : une fois que le courrier a été traité, il est archivé conformément aux politiques de conservation des documents de l’entreprise. Cela peut inclure le stockage physique des dossiers ou l’archivage électronique à long terme.

En mettant en place un système de classement rigoureux, les entreprises peuvent optimiser leur productivité, faciliter la recherche et la récupération des documents, ainsi que garantir la conformité aux réglementations en matière de conservation des informations.

 

Quels sont les outils ou logiciels disponibles pour la gestion du courrier ?

À l’ère du numérique, des solutions technologiques avancées sont disponibles pour optimiser la gestion du courrier. Logiciels de numérisation et de gestion de documents tels que Adobe Document Cloud et DocuWare facilitent l’archivage et la distribution électronique. Des systèmes comme Microsoft Outlook et Google Workspace simplifient la communication et la coordination des tâches, tandis que des outils spécifiques comme Mail Manager et Stamps.com proposent des fonctions de suivi des envois et de gestion des frais d’affranchissement.

Ces technologies permettent non seulement une gestion plus efficace mais aussi plus sécurisée du courrier, répondant aux besoins de rapidité et de conformité des entreprises modernes. Explorez ces options pour transformer votre gestion du courrier.

 

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Pourquoi choisir la solution Officéo ?

Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives.
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