[Gestion des congés du personnel] Comment s’y prendre ?
La gestion des congés est un énorme casse-tête pour les responsables des ressources humaines. La multiplicité des types de congés et des absences des employés pour diverses raisons rend plus difficile l’affectation des missions pour maintenir une bonne productivité en entreprise. Une bonne gestion des congés permet d’anticiper leur impact et prévoir les mesures adéquates. De nombreux outils existent désormais pour aider les managers à mieux appréhender et faciliter cette tâche.
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Qu’est-ce que la gestion des congés du personnel ?
La gestion des congés du personnel est une problématique RH en entreprise qui consiste à gérer les congés et les absences des collaborateurs en respectant un processus RH défini.
L’objectif de la gestion des congés est de rendre la demande de congés et leur validation plus simples et de permettre aux salariés d’avoir une visibilité sur leur solde de congés.
La gestion des congés permet également de faciliter le partage du planning de congés et d’assurer la fiabilité des informations communiquées au personnel mais aussi d’éviter les éventuelles erreurs de calcul de solde de congés, etc.
Gestion des congés du personnel : les obligations légales et administratives
En France, la loi prévoit 5 semaines de congés par an pour les employés. Un employé est éligible suite à une période de travail de 48 semaines dans l’entreprise. L’entreprise a l’obligation d’utiliser un système de gestion de congés conforme au régime légal permettant d’attribuer les congés avec les indemnités qui les accompagnent.
L’employé, quant à lui, a l’obligation de prendre lesdits congés, sans quoi il ne peut réclamer d’indemnités. Pour des cas exceptionnels ou prévus légalement comme les périodes d’intenses activités, les demandes de congés peuvent être refusées.
Comment gérer les congés des employés ?
La gestion des absences des employés est une problématique RH présente dans toutes les organisations.
Il est nécessaire de mettre en place un processus RH bien défini ainsi que quelques astuces afin de réussir la gestion des congés des employés.
Le processus RH de la gestion des congés des employés, qu’il soit digital ou pas, doit comprendre :
- Une anticipation des des demandes de congés et d’absences ;
- Une mise en place de règles à respecter ;
- Une liberté permise aux collaborateurs afin qu’ils puissent s’organiser entre eux sur les congés ;
- Une organisation des départs en congé ;
- Une planification objective et impartiale ;
- Une embauche des CDD, saisonniers et intérims si besoin ;
- Une mutation des employés aux postes des employés en congé.
5 tips pour une gestion efficace des congés de personnel
La gestion des ressources humaines est étroitement liée à la gestion des congés et des attentes des salariés.
Ainsi, il est nécessaire de mettre en place des astuces pour une gestion efficace des congés de personnel et pour que celle-ci n’entrave pas la productivité des employés et ainsi de l’entreprise.
Prendre en compte rapidement les demandes de congés des salariés permet, en effet, de limiter les impacts négatifs sur l’entreprise. A ne pas oublier également qu’une gestion des congés optimisée en entreprise permettra de mieux gérer et d’alléger tout l’administratif.
Voici 5 tips afin de mettre en place une gestion efficace des congés de personnel en entreprise :
- L’anticipation des demandes de congés ;
- L’établissement des règles puis la communication avec les collaborateur pour les faire accepter ou adhérer aux règles ;
- L’organisation en amont des départs en congés et la réalisation d’un planning des congés ;
- Le recours au CDD pour remplacer des salariés en congés payés ou la mutation de certains collaborateurs vers de nouveaux postes pour remplacer les absents ;
- La prise de décision doit être objective.
Quels sont les enjeux de la gestion des congés du personnel ?
La gestion des congés est un défi aussi important pour l’entreprise que pour les travailleurs. Du côté de l’entreprise, les enjeux sont nombreux avec pour but ultime de maintenir la performance de l’entreprise.
Il s’agit :
- D’obtenir un planning clair de congés ;
- D’éviter les erreurs de calcul de solde de congés ;
- Un suivi permanent des présences et absences de chaque collaborateur.
Il est également important de simplifier le processus d’octroi des congés sur demande afin de libérer du temps pour les activités à plus forte valeur ajoutée. Quant aux employés, ils ont besoin d’un système leur permettant de faire leur demande de congés et l’obtenir aisément, connaître leur solde de congés avec précision et en suivre l’évolution.
Automatisation de la gestion des congés : quels avantages ?
Avec la méthode du papier, les RH se retrouvent vite avec des employés sans congés ou avec des congés non payés. Un système de gestion automatique comme un logiciel RH permet de réduire le temps consacré à la gestion des congés à des fins plus utiles.
De plus, cette option permet de connaître le nombre de postes vacants sur une période donnée. Des solutions comme recruter du personnel saisonnier peuvent ainsi être mises en œuvre rapidement.
Pour les employés, une gestion automatisée leur permet de :
- Notifier plus facilement leur absence ;
- Faire des demandes en quelques minutes et sans procédure préalable ;
- Connaître les périodes de congés à l’avance.
Ils peuvent ainsi mieux s’organiser sous le contrôle de la DRH pour atteindre un niveau supérieur en efficacité dans l’exécution de son travail.
La solution Officéo pour la gestion des congés est conçue pour vous
- Une meilleure productivité au sein de votre service RH et d’administration du personnel : la sous-traitance et l’optimisation des processus de gestion administrative sont mis en place selon vos propres modalités.
- Une fiabilisation des procédures et une optimisation de la gestion du personnel : un account manager vous est dédié chez Officéo et des comptes-rendus sont rédigés à chaque mission pour contrôler le suivre le déroulement des opérations.
- Une simplification de la gestion de vos dossiers administratifs du personnel : l’ensemble des données concernant chaque collaborateur est rassemblé, classé, archivé suivant vos règles internes.
- Un pilotage en temps réel : vous pouvez moduler les missions et le rythme d’intervention à tout moment, pour une solution au plus proche de votre activité réelle.
Quelles solutions pour la gestion des congés du personnel ?
La méthode de suivi et calcul des congés sur papier a montré ses limites dans plusieurs cas et est à l’origine de nombreux contentieux. Afin d’établir les jugements et décisions dans l’entreprise sur le fondement de données fiables et précises, il est préférable de recourir aux tableurs et logiciels de gestion de congés.
Gérer les congés du personnel avec Excel
L’utilisation du tableur Excel, bien que peu généralisée, est faite par de nombreux managers. L’outil met à disposition des modèles de planning de suivi des congés et absences pour chaque travailleur. De plus, il est possible de calculer en quelques clics le solde de congés et le nombre de présences avec les formules Excel. Cependant, la mise à jour des données reste manuelle.
Gérer les congés du personnel avec un logiciel en ligne
Les logiciels de gestion de congés sont conçus pour automatiser de nombreuses opérations RH telles que les demandes et validations de congés et la notification d’absence ou de présence des employés. Avec ces outils, le nombre d’employés actifs à un moment précis est connu avec exactitude et on peut ainsi combler rapidement le manque par un recrutement si cela est nécessaire.
Les logiciels de gestion considèrent automatiquement les congés légaux et obligatoires et émettent des notifications à propos. Ils calculent automatiquement le solde de congés pour chaque collaborateur. Avec un bon usage de ces outils, les problèmes avec le personnel au sujet des congés vont vite disparaître.
Quel logiciel pour la gestion des congés en entreprise ?
- Timmi Absences : un logiciel SaaS qui permet à des milliers de PME et grandes entreprises d’automatiser la gestion des congés et absences du personnel ;
- Mon Intranet : un logiciel de gestion des congés en ligne qui va vous permettre de gagner du temps et de rendre la gestion des absences simple comme bonjour ;
- Sage Business Cloud Paie : un logiciel SaaS, disponible en application mise à jour automatiquement en permanence par des spécialistes. Ce logiciels propose 2 modules complémentaires à la Paie : la gestion des congés et absences et la gestion des entretiens et objectifs ;
- Eurécia Congés et Absences : une des fonctionnalités du logiciel de gestion RH Eurécia. Il permet de simplifier et de sécuriser le processus de gestion des congés et absences du personnel.
La gestion des congés demeure toutefois une tâche chronophage. Pour réaliser des économies et vous consacrer entièrement à votre cœur de métier, vous pouvez toujours opter pour l’externalisation et confier cette activité à un prestataire de service expert comme Officéo.
Officéo, comment ça marche ?
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Pour aller plus loin sur le dossier sur personnel
- Comment faire un dossier du personnel qui respecte le RGPD ?
- Comment constituer un dossier du personnel ?
- Comment gérer le dossier du personnel ?
Questions fréquentes
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❓ Qu’est-ce que la gestion des congés ?
La gestion des congés consiste à assurer le respect des périodes de congés des employés ainsi que les obligations qui y sont reliées suivant une procédure bien définie.
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💡 Quels sont les différents types de congés ?
Les types de congés sont les congés payés, annuels, sans solde, d’examen, de formation, d’enseignement et de recherche scientifique. On retrouve également les congés maladie, maternité, création d’entreprise et catastrophe naturelle.
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💪 Comment gérer les congés des employés ?
Les congés des employés peuvent être gérés manuellement, à partir d’un tableur Excel, avec un logiciel spécialisé dans la gestion des congés ou grâce à un prestataire spécialisé en ayant recours à l’externalisation.
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🤔 Pourquoi la gestion des congés ?
L’objectif principal derrière la gestion des congés c’est de maintenir la performance de l’entreprise. La gestion des congés permet, par ailleurs, d’obtenir un planning clair de congés ; éviter les erreurs de calcul de solde de congés ;suivre les présences et absences de chaque collaborateur.
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