Les factures s’accumulent ? Mais vous n’avez pas le temps de vous en occuper ? Ne laissez pas les retards de paiement freiner la croissance de votre activité.
Évitez-vous tout tracas en optant pour l’externalisation du suivi des factures via notre solution d’assistance administrative et comptable Officéo.
Le suivi de facturation ou suivi de factures est le processus de gestion et de surveillance des factures émises et reçues par une entreprise. Il vise à assurer que tous les paiements soient effectués dans les délais, à identifier et résoudre les problèmes de facturation, et à maintenir une bonne santé financière. En effet, cela permet de maintenir une trésorerie saine et d’éviter les problèmes financiers. Ce suivi implique de nombreuses étapes, telles que l’enregistrement des factures, le suivi des dates d’échéance, la relance des clients en cas de retard de paiement, et la vérification des factures fournisseurs. En mettant en place un suivi de facturation efficace, les entreprises peuvent réduire les risques de créances impayées, améliorer leur relation avec les clients et les fournisseurs, et optimiser leur gestion financière globale.
Comment mettre en place un bon suivi de facturation ?
Pour la santé financière de toute entreprise, il est crucial de mettre en place un bon suivi de facturation. Voici les étapes clés pour y parvenir :
Organisation et centralisation des informations
Choix d’un outil adapté (logiciel de facturation pour automatiser et simplifier le processus, tableur Excel pour une solution simple et personnalisable, logiciel de comptabilité pour une gestion intégrée);
Création d’un tableau de suivi : avec numéro de facture, date d’émission, nom du client, montant (HT et TTC), date d’échéance, statut (en attente, payée, impayée) et date des relances.
Optimisation du processus: en ajustant les conditions de paiement si nécessaire. et améliorer la clarté des factures.
Suivi régulier et proactif
Mise à jour des statuts en vérifier quotidiennement les paiements reçus et en mettant à jour le statut des factures dans le tableau de suivi.
Gestion des échéances en mettant en place des alertes pour les factures arrivant à échéance et en envoyant des rappels automatiques ou manuels.
Relances et recouvrement
Établissement d’une procédure de relance : en définissant le délai et le moyen de relance (email, téléphone) et en daptant le ton des relances en fonction du retard.
Suivre les relances : en notant les dates et les résultats des relances dans le tableau de suivi.
Envisager des solutions de recouvrement : faire appel à une société de recouvrement en cas de difficultés persistantes.
Assurer le suivi de facturation avec un tableur
Pour assurer le bon suivi de la facturation, il faut faire appel à des éléments clés qui doivent impérativement figurer sur cette facture, qu’elle soit électronique (comme dans le tableau ci-après) ou non. Ces éléments peuvent être, à titre indicatif, comme suit :
Le numéro du document : en général une lettre, l’année en cours puis le numéro chronologique de la pièce. Exemple : FA-240001 pour la première facture de 2024 ;
La date d’émission de la facture ;
Le nom du client ;
Le type de prestation ;
L’état de la facture (en attente, réglée ou en retard) ;
Le montant ;
La date de règlement ;
Le type de règlement.
L’enregistrement de la facture sur un tableur aurait donc la forme suivante :
Maintenir une trésorerie saine : En assurant que les paiements des clients soient effectués dans les délais, le suivi de la facturation aide à éviter les impayés et à garantir des flux de trésorerie réguliers.
Renforcer la relation client : Une gestion efficace des factures et des relances montre un professionnalisme qui renforce la confiance des clients et assure une communication fluide.
Réduire les risques d’erreurs fiscales et comptables : Le suivi des factures permet d’éviter les erreurs dans les montants ou les informations, ce qui protège l’entreprise en cas de contrôle fiscal ou comptable.
Faciliter la planification financière : Le suivi des paiements permet d’avoir une visibilité sur les revenus de l’entreprise et facilite la gestion des liquidités et la prise de décisions financières éclairées.
Améliorer la gestion des priorités : Le suivi aide à organiser les actions à prendre, comme les relances de paiement ou la gestion des créances, selon leur urgence.
Externalisez le suivi de vos factures !
En période de forte activité ou face à l’absence d’un salarié, le suivi de votre trésorerie peut vite passer au second plan. Externaliser le suivi de la facturation permet de gagner en efficacité, sans mobiliser de ressources internes supplémentaires.
Votre assistant(e) prend en charge l’ensemble du processus et vous gardez une vision claire et continue de vos flux financiers, le tout en libérant du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Les bénéfices d’un suivi de facturation externalisé :
Amélioration de l’organisation et des délais de paiement
Suivi actualisé de la trésorerie
Meilleure relation client grâce à des échanges structurés
Anticipation des retards et gestion ciblée des relances
Réduction des impayés et sécurisation des encaissements
Prévisionnels financiers plus fiables
Allègement de la charge interne
Réactivité renforcée dans les décisions financières
Autrefois réservée aux grandes entreprises, l’externalisation s’ouvre aujourd’hui aux TPE, PME et indépendants grâce à des outils accessibles et à des professionnels qualifiés. Faites ce choix vous aussi : gagnez en temps, en sérénité et en performance.
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Pourquoi choisir la solution Officéo ?
Quels avantages vous offre la solution Officéo et pourquoi devriez-vous optez pour celle-ci ? Découvrez le comparatif exhaustif des différentes solutions d’assistance administrative en appuyant sur le bouton ci-dessous !
Pour un suivi de facturation solide, votre assistant ADV peut relire vos Conditions Générales de Vente et informer les clients des conditions en vigueur, afin de vous fournir des éléments opposables en cas de litige. Il veille à la clarté des données communiquées : acomptes versés, délais de paiement, échéances, modalités d’échelonnement ou encore indemnités de retard.
En interne, si vous utilisez un outil de suivi partagé entre les services (direction, commercial, administratif…), votre assistant s’intègre rapidement à votre organisation. Il assure la qualité et la mise à jour des informations, veille à la lisibilité du document et à l’archivage numérique des données, pour construire un historique fiable et exploitable.
En plus de vous libérer du temps consacré à la gestion des achats et à la administrative, votre assistant(e) Officéo vous vient en aide sur les tâches ADV suivantes :
Prenez contact avec notre entreprise d’assistance administrative et comptable et nous évaluerons ensemble le périmètre de votre besoin en y apportant une solution sans embauche, rapide et adaptée à vos besoins.
Témoignage de Luc Lacroute, directeur relations clients et partenaires chez 3V Finance et client Officéo
O. : Selon vous, quels sont les avantages de notre solution d’externalisation administrative ?
L. L. : On recherchait un profil qui répond à plusieurs critères : bilingue, littéraire maîtrisant les règles orthographiques pour la rédaction des contrats, juridique, comptable pourgérer la facturation…
Officéo nous a proposé unservice sur-mesure grâce à ses compétences et son expertise. Aujourd’hui, grâce à vous, on a défini etcrééexactementle poste qu’on voulait et auquel vous avez répondu avec un profil expert adéquat.
Le suivi de la facturation est l’une des tâches les plus chronophages et les plus agaçantes. L’externalisation peut s’avérer être une solution simple et efficace qui peut vous offrir une multitude d’avantages. Externaliser votre suivi de factures vous permettra de bénéficier d’une prestation de qualité rendue par un expert. En déléguant le suivi de vos factures à un prestataire externe vous allez dégager du temps qualifié pour vous recentrer sur votre cœur de métier.
✅ Quel est l’intérêt d’un bon suivi de facturation ?
La mie en place d’un bon suivi de facturation vous offre plusieurs avantages. D’abord, il vous permet de gérer de manière efficace votre activité, d’avoir une idée sur les encours client et d’organiser le paiement. Ensuite, cela vous permet d’optimiser le Besoin en Fond de Roulement en limitant les dettes. Enfin, un bon suivi de facturation vous permettra d’éviter les retards de paiement et les impayés.
💡 Comment choisir le bon prestataire pour externaliser sa facturation ?
Le suivi de la facturation est très important et aussi le choix du prestataire qui s’en chargera. Pour garantir la réussite de cette opération, il est important de faire appel à un collaborateur extérieur qui soit expert et qualifié. Tenez compte des années d’expérience de celui-ci, de ses compétences et de ses références. Choisir un prestataire comme Officéo par exemple, c’est garantir une flexibilité, une expertise et une excellente sécurité.
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Le suivi de facturation est essentiel pour :
