[Secrétariat médical externalisé] ▷ 5 Avantages, 1 Solution 💪
Economie, gain de temps, flexibilité, expertise : les bénéfices de l’externalisation du secrétariat médical sont nombreux. Cette pratique représente une solution efficace pour les professionnels de santé souhaitant optimiser la gestion de leurs tâches administratives tout en se concentrant sur l’essentiel : le soin aux patients.
Sommaire
- Qu'est ce que l'externalisation du secrétariat médical ?
- Pourquoi externaliser le secrétariat médical ? Les avantages
- Quelles tâches confier à un secrétariat médical externalisé ?
- Comment varient les coûts liés à l’externalisation du secrétariat médical ?
- Comment mettre en place un service de secrétariat médical externalisé ?
- Comment choisir le bon prestataire de secrétariat médical externalisé ?
- Choisir Officéo : fiabilité et continuité de service assurées
- Questions récurrentes
[Vidéo] Le secrétariat médical externalisé – Ce qu’il faut retenir
Qu’est ce que l’externalisation du secrétariat médical ?
Pourquoi externaliser le secrétariat médical ? Les avantages
Les structures de santé optent souvent pour l’embauche de secrétaires en CDI pour s’occuper de leur administratif. Toutefois, avoir recours à l’externalisation leur permettrait de bénéficier d’une flexibilité accrue et d’un service adapté à leurs besoins et présente de nombreux avantages, notamment :
- Adapter la fréquence horaire : ajustez la présence de votre secrétaire indépendante en fonction de votre activité, que la patientèle soit en cours de constitution ou que vous traversiez une période plus creuse.
- Optimisation de la qualité : bénéficiez de l’expertise de secrétaires médicales spécialisées, capables de gérer vos dossiers avec rigueur et fiabilité, sans risque d’erreurs critiques.
- Gain de temps : déléguez vos tâches administratives et libérez-vous pour vous concentrer sur votre cœur de métier : le soin et l’accompagnement des patients.
- Maîtrise des coûts : transformez des charges fixes (salaires, charges sociales, équipement) en coûts variables, en ne payant que les prestations réellement effectuées.
- Absence de contingences sociales : libérez-vous de toute contrainte RH (recrutement, contrats, obligations légales) tout en accédant à un service immédiatement opérationnel.
Quelles tâches confier à un secrétariat médical externalisé ?
Une secrétaire médicale externalisée ne se limite pas à répondre au téléphone, bien que ça soit souvent la raison principale pour laquelle elle est sollicitée : elle joue également un rôle central dans la fluidité de votre organisation. Bien plus qu’une simple télésecrétaire, elle prend en charge un large éventail de missions, vous permettant de vous recentrer pleinement sur vos patients. Parmi les services proposés :
- Permanence téléphonique professionnelle : gestion des appels entrants selon vos consignes (filtrage des urgences, informations, prise de rendez-vous…), avec des plages horaires élargies pour assurer la continuité du service et limiter les interruptions.
- Gestion complète de l’agenda médical : coordination des rendez-vous via les principales plateformes (Doctolib, Maiia…), rappels automatiques pour limiter les absences, optimisation et réattribution des créneaux annulés, gestion des reports.
- Traitement administratif courant : saisie et mise en forme de comptes rendus (y compris dictée numérique), rédaction et archivage de documents, mise à jour des dossiers patients, suivi des commandes, gestion des e-mails et du courrier, appui comptable selon les besoins.
- Allègement des tâches RH : prise en charge de certaines démarches liées au personnel (transmission des variables de paie, suivi des absences, gestion des plannings internes).
En externalisant ces missions à une secrétaire médicale indépendante, vous gagnez en sérénité, en efficacité et en flexibilité.
Comment varient les coûts liés à l’externalisation du secrétariat médical ?
L’externalisation est souvent perçue comme une solution plus économique que l’embauche d’une secrétaire médicale salariée, car elle permet d’éviter de nombreux frais fixes : salaire mensuel, charges sociales, gestion des congés payés, formation continue, mise à disposition d’un poste de travail et de matériel informatique. Avec un prestataire indépendant, vous ne payez que les prestations réellement effectuées. Quant aux modèles de tarification, on peut compter :
- Au forfait : un abonnement mensuel fixe couvrant un certain volume d’appels ou de tâches, ou une disponibilité sur des plages horaires définies. C’est le modèle le plus courant, offrant une bonne prévisibilité des coûts.
- À l’acte (ou à l’appel) : vous payez en fonction du nombre d’appels traités ou de tâches spécifiques réalisées (prise de RDV, etc.). Intéressant pour les faibles volumes ou les besoins ponctuels, mais peut devenir coûteux si l’activité augmente fortement.
- Au temps passé : facturation basée sur le temps réel consacré par le télésecrétariat à votre cabinet. Moins fréquent pour la permanence téléphonique simple.
Facteurs influençant le coût
- Le volume d’appels mensuel ;
- L’amplitude horaire de la permanence souhaitée (soir, week-end ?) ;
- La complexité des consignes et des tâches déléguées ;
- Le niveau de service (options de rappel SMS, intégration logicielle poussée…).
Il est essentiel de comparer les offres en tenant compte du retour sur investissement : temps gagné, réduction des appels manqués (donc potentiellement moins de perte de revenus), amélioration de la satisfaction patient, diminution du stress pour vous et votre équipe.
Comment mettre en place un service de secrétariat médical externalisé ?
Mettre en place un service de secrétariat médical externalisé est un processus qui demande un peu de préparation pour garantir une transition fluide et une collaboration efficace. Voici les étapes clés à suivre :
- Définir vos besoins : Volume d’appels, plages horaires souhaitées, tâches à déléguer, consignes spécifiques.
- Rechercher et comparer les prestataires : Évaluer selon les critères clés (spécialisation, technologie, conformité, prix, références).
- Demander des devis et éventuellement une période d’essai.
- Choisir votre prestataire et signer le contrat.
- Définir et transmettre les consignes détaillées : configurer l’accès à l’agenda, mettre en place le transfert d’appel.
- Assurer une communication régulière avec le prestataire pour suivre l’activité et adapter les consignes.
Comment choisir le bon prestataire de secrétariat médical externalisé ?
Le choix de votre partenaire est crucial pour une externalisation réussie. Voici les critères essentiels à évaluer :
- Spécialisation médicale : Le prestataire comprend-il les spécificités du secteur médical (terminologie, gestion de l’urgence, confidentialité) ? Son personnel est-il formé aux enjeux de la santé ?
- Technologie et compatibilité : Le service utilise-t-il des outils modernes et sécurisés ? Est-il compatible avec votre logiciel de gestion d’agenda et de dossier patient ? Propose-t-il une interface claire pour suivre l’activité ?
- Flexibilité et personnalisation : Le service peut-il s’adapter à vos horaires, à vos consignes spécifiques de prise d’appels et de gestion d’agenda ? Les offres sont-elles modulables ?
- Conformité RGPD et HDS : La protection des données de santé est primordiale. Assurez-vous que le prestataire respecte scrupuleusement le RGPD et, idéalement, dispose de la certification Hébergeur de Données de Santé (HDS) si des données sensibles sont traitées ou stockées.
- Qualité de la communication et transparence : Comment les informations vous sont-elles transmises ? Les processus sont-ils clairs ? La communication avec l’équipe distante est-elle fluide ?
- Disponibilité et réactivité : Quelles sont les plages horaires couvertes ? Comment la continuité du service est-elle assurée (absences, pannes) ? Quel est le temps moyen de réponse ?
- Références et réputation : N’hésitez pas à demander des références ou à consulter les avis d’autres professionnels de santé ayant recours à leurs services.
Pourquoi Officéo est LA solution ?
Rechercher un prestataire d’externalisation fiable pour la gestion du secrétariat médical peut s’avérer complexe, surtout lorsqu’il s’agit du premier contact avec les patients. Officéo, leader de l’Office Management, propose une solution clé en main, fiable, experte et agile. Grâce à une prestation flexible et modulable, vous bénéficiez d’un accompagnement professionnel et d’une qualité de service optimale, adaptée à vos besoins. Voici, en quelques points, pourquoi vous devez opter pour Officéo :
Fiabilité accrue
- Service plus fiable que le freelance, plus économique que l’intérim et plus agile que le salariat.
- Assistants indépendants sélectionnés rigoureusement via des tests de compétences.
Déploiement rapide
- Mise en place de la prestation en 48 heures, selon le besoin (sur site ou à distance).
- Flexibilité totale du contrat, ajustable à tout moment en fonction des imprévus ou des pics d’activité.
Accompagnement professionnel
- Accounts Managers dédiés assurant le suivi et la qualité de la mission.
- Feedbacks réguliers via téléphone, email ou application dédiée.
- Compte-rendu détaillé accessible dans un espace sécurisé après chaque mission.
Modularité et adaptabilité
- Prestations adaptées selon le volume de travail (de 70h par semaine à 70h par mois).
- Horaires flexibles, ponctuels ou durables, selon les besoins de l’entreprise.
- Remplacement immédiat en cas d’absence de l’assistant pour assurer la continuité du service.
Maîtrise des coûts
- Aucun frais RH caché (pas de recrutement, ni de charges patronales).
- Coûts entièrement variables et ajustés selon la consommation réelle du service.
Comment ça marche ?
Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier et vos patients.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Témoignage de Philippe Sulzer, médecin et client Officéo
O. : Qu’avez-vous particulièrement apprécié dans notre service ?
P.S. : Le gain de temps. Un médecin doit avant tout s’occuper de ses patients ! Mon assistante m’a fait gagner un temps fou. De plus, j’ai apprécié le fait de ne pas m’occuper des contingences RH inhérente à un recrutement, ce qui aurait été également chronophage.
-> Lire la suite du témoignage <-
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Vous êtes assistante médicale
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Déjà assistante spécialisée dans le médical, vous souhaitez donner un nouveau souffle à votre vie professionnelle ? Officéo vous aide à développer votre activité, sans prospecter !
Questions récurrentes
↗️ Quelle évolution après avoir été secrétaire médicale ?
Après le poste de secrétaire médical, l’évolution professionnelle peut mener à des rôles tels que coordinateur de services de santé, gestionnaire de pratique médicale ou responsable administratif dans un établissement de santé.
🤑 Quel est le salaire net d’une secrétaire médicale ?
Le salaire net mensuel moyen d’un secrétaire médical en 2025 est de 1480€. Il peut cependant varier en fonction de l’expérience, de la localisation, mais aussi de la taille de l’établissement de santé. Bon à savoir : un employeur aura tendance à s’exprimer en brut ; ce qui équivaudra, peu ou prou, à un salaire mensuel moyen de 2100€/mois.
On se charge de votre administratif.
