[ASSISTANTE POLYVALENTE] Fiche métier : rôle, salaire, etc.
L’assistante polyvalente, véritable bras droit des entreprises, joue un rôle essentiel en assurant le bon fonctionnement des tâches administratives et comptables ainsi que de gestion et de communication. Elle se distingue par sa capacité à s’adapter à une variété de missions, apportant flexibilité et soutien dans divers domaines.
Sommaire
- Qu'est-ce qu'un secrétaire polyvalent et quelles sont ses missions ?
- Comment devenir assistante polyvalente ?
- Quel est le salaire d'une assistante polyvalente ?
- Quelles sont les compétences d'un employé polyvalent ?
- Quels outils utilise une assistante polyvalente au quotidien ?
- Comment trouver des clients en tant qu’assistante polyvalente freelance ?
- Rejoignez Officeo en tant qu'assistant freelance
- Questions fréquentes
[VIDÉO] Qu’est-ce qu’une secrétaire polyvalente ? Fiche métier complète en 2 min
Le métier d’assistante polyvalente requiert une grande diversité de compétences, allant de la gestion administrative à la coordination des projets, en passant par l’accueil et le support technique. Ces professionnelles contribuent à l’efficacité opérationnelle et à la fluidité des processus internes.
Leur polyvalence permet aux organisations de gagner en efficacité et en réactivité, répondant ainsi aux besoins variés et évolutifs de l’environnement professionnel.
Qu’est-ce qu’un secrétaire polyvalent et quelles sont ses missions ?
Un secrétaire polyvalent est un professionnel capable de gérer une large gamme de tâches administratives et de support au sein d’une organisation. Sa polyvalence est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de divers départements et soutenir les équipes de manière efficace. Voici quelques-unes des principales responsabilités d’un secrétaire polyvalent :
- Gestion Administrative : Il s’occupe de la correspondance, de la rédaction de documents, du pilotage des agendas et de la planification des réunions.
- Accueil et Communication : Il accueille les visiteurs, répond aux appels téléphoniques et gère les communications internes et externes.
- Organisation et Coordination : Il coordonne les événements, les déplacements professionnels et gère les fournitures de bureau.
- Support Comptable : Il peut aider à la préparation des factures, au suivi des paiements et à la gestion des budgets.
Dans certaines structures, des compétences commerciales peuvent être demandées, notamment dans le cas de négociations avec le fournisseur.
Devenir Assistante Polyvalente : deux approches
Version Classique
- Formation Académique : obtenez un baccalauréat général ou technologique (ex : STMG) pour acquérir une base solide en gestion et administration. Ensuite, poursuivez avec un diplôme Bac+2/Bac+3 comme un BTS (Assistant de Gestion PME-PMI, Support à l’Action Managériale) ou un DUT (Gestion des Entreprises et des Administrations), suivi éventuellement d’une Licence Professionnelle en Gestion ou Administration. Choisissez des cours et modules optionnels pour une spécialisation en administration, gestion de projet ou ressources humaines.
- Compétences Techniques et Expériences : maîtrisez les outils bureautiques courants (Microsoft Office, Google Workspace) et des outils de gestion (ERP, CRM). Apprenez l’anglais et, si possible, une autre langue étrangère pour être compétitive sur le marché international. Privilégiez des stages et l’alternance pour acquérir une expérience pratique et comprendre les réalités du métier.
- Développement Continu : obtenez des certifications supplémentaires (ex : Microsoft Office Specialist) pour renforcer vos compétences techniques. Participez régulièrement à des formations continues et des ateliers pour vous tenir à jour sur les nouvelles technologies et les meilleures pratiques. Rejoignez des réseaux professionnels et des associations pour échanger avec des pairs et trouver des opportunités de développement.
Version Alternative
- Auto-formation : prenez des cours en ligne sur des plateformes comme Coursera, Udemy ou LinkedIn Learning pour suivre des cours en gestion, administration et bureautique. Suivez des tutoriels et webinaires sur YouTube pour acquérir des compétences pratiques et spécifiques. Apprenez ou améliorez une langue étrangère via des applications comme Duolingo ou Babbel.
- Apprentissage sur le terrain : commencez par des postes d’assistant administratif ou de secrétaire pour acquérir une expérience directe. Utilisez les missions d’intérim et les contrats à durée déterminée pour diversifier vos expériences et découvrir différents secteurs d’activité. Montrez votre valeur et progressez en interne dans l’entreprise en acceptant des responsabilités supplémentaires et en démontrant vos compétences.
- Réseautage et développement personnel : rejoignez des réseaux professionnels sur LinkedIn et participez à des événements de réseautage pour rencontrer des professionnels du secteur. Trouvez un mentor expérimenté qui peut vous guider, vous conseiller et vous aider à naviguer dans votre carrière. Développez vos compétences interpersonnelles en communication, organisation et maniement du temps en participant à des ateliers et en lisant des livres de développement personnel.
Quel est le salaire d’une assistante polyvalente ?
En début de carrière, une assistante polyvalente peut s’attendre à un salaire brut mensuel d’environ 1 800 à 2 200 euros.
Avec quelques années d’expérience, le salaire peut augmenter pour atteindre environ 2 300 à 2 800 euros bruts par mois.
Pour les assistantes polyvalentes ayant une expérience significative et des responsabilités accrues, le salaire peut aller jusqu’à 3 000 euros ou plus brut par mois.
Son salaire varie en fonction de plusieurs facteurs tels que l’expérience, la région, et le secteur d’activité. Voici un aperçu des salaires moyens :
Facteurs géographiques : Les salaires peuvent être plus élevés dans les grandes villes comme Paris en raison du coût de la vie plus élevé et de la demande accrue pour ce type de poste.
Quelles sont les compétences d’un employé polyvalent ?
Compétences interpersonnelles
- Adaptabilité : s’ajuster rapidement aux changements de tâches ou d’environnement ;
- Esprit d’équipe : collaborer efficacement avec divers membres de l’équipe ;
- Communication claire : capacité à transmettre des informations de manière précise et efficace, à l’oral comme à l’écrit ;
- Bonne organisation : structurer et prioriser efficacement les tâches pour respecter les délais et les objectifs ;
- Flexibilité : gérer des horaires ou des tâches variées selon les besoins de l’entreprise.
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques : connaissance des logiciels de traitement de texte, tableurs, et autres outils informatiques essentiels ;
- Compétences en gestion de projet : planifier, organiser, et suivre les projets jusqu’à leur achèvement ;
- Gestion simultanée des tâches : plusieurs tâches simultanément tout en maintenant un haut niveau de performance ;
- Capacité d’apprentissage rapide : facilité à acquérir de nouvelles compétences ou à comprendre de nouveaux outils et procédures.
Quels outils utilise une assistante polyvalente au quotidien ?
Pour la gestion administrative :
- Suite Office : ensemble de logiciels bureautiques essentiels pour la création de documents, la gestion des données, la communication par email, et la réalisation de présentations professionnelles ;
- Asana : plateforme collaborative qui aide une équipe à suivre les échanges sur l’avancée d’une tâche ou mission en direct, sans échange de mails chronophages ;
Pour le support comptable :
- Sage 50 : logiciel de comptabilité qui permet de gérer la comptabilité générale, la facturation, les paiements, et les rapprochements bancaires ;
- QuickBooks : Un autre logiciel de comptabilité très utilisé pour la gestion des comptes, la facturation, la paie, et les rapports financiers ;
Pour l’organisation et coordination :
- Jira : outil de ticketing polyvalent, permet de suivre l’évolution des corrections de bugs et créer des tickets pour les demandes soumises par des employés ;
- Teamviewer : il permet d’accéder à un ordinateur et résoudre un problème sans quitter son bureau. Réduit le temps de communication, et permet de partager des écrans. Idéal pour le travail à distance ;
- Typinator : permet de faire des messages prédéfinis, l’outil peut, si vous avez besoin de taper des courriels de remerciements, créer une abréviation qui saisi le texte à votre place. Typinator permet aussi de créer des commandes pour saisir la date ou l’heure actuelle, insérer des logos et signatures ;
Pour l’accueil & communication :
- Slack : outil de communication interne, mais aussi externe, permet l’intégration de support téléphonique pour conserver les informations des appels, les notifications de messagerie vocale et les alertes en un seul endroit ;
- SurveyMonkey : cet outil propose un questionnaire de satisfaction pour recevoir des commentaires constructifs.
Comment trouver des clients en tant qu’assistante polyvalente freelance ?
Pour trouver des clients en tant qu’assistante polyvalente, commencez par utiliser les plateformes de freelancing comme Upwork, Fiverr, Malt et Freelancer pour créer un profil détaillé mettant en avant vos compétences et expériences. Ces plateformes permettent de se connecter avec des clients du monde entier cherchant des services administratifs.
Ensuite, exploitez les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn pour établir des connexions avec des entreprises et des professionnels de votre secteur. Participez à des groupes de discussion, partagez du contenu pertinent et engagez-vous avec des posts pour augmenter votre visibilité.
Enfin, participez à des événements de réseautage locaux et rejoignez des associations professionnelles où vous pouvez rencontrer des entreprises ayant besoin de services administratifs. Le bouche-à-oreille et les recommandations peuvent aussi jouer un rôle crucial, donc n’hésitez pas à demander à vos clients satisfaits de vous référer à d’autres.
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Questions fréquentes
- 💪 Comment être une assistante parfaite ?
Pour être une assistante parfaite, il faut être extrêmement organisée, capable de gérer efficacement plusieurs tâches simultanément, et posséder d’excellentes compétences en communication pour interagir avec divers interlocuteurs. De plus, il est essentiel d’être proactive, discrète et de maîtriser les outils technologiques modernes pour anticiper les besoins et résoudre les problèmes rapidement.
- 🎢 Quelle évolution pour une assistante ?
Une assistante polyvalente peut évoluer vers des postes de responsable administratif ou de gestionnaire de bureau, en prenant en charge des responsabilités plus larges et stratégiques. Elle peut également se spécialiser et devenir assistante de direction, offrant un soutien plus ciblé aux cadres dirigeants de l’entreprise.
- 🤔Pourquoi c’est bien d’être polyvalent ?
La polyvalence contribue au bien-être de vos employés en mettant en valeur leurs compétences, en rompant la routine des tâches quotidiennes et en donnant un sens plus profond à leur travail. En étant polyvalents, ils acquièrent une vision d’ensemble des fonctions de l’organisation, ce qui favorise la solidarité et accélère leur progression au sein de l’entreprise.
