Une assistante téléphonique pour chaque métier [SOUS 48H]
Vous avez besoin d’un assistant administratif ou d’une assistante téléphonique pour la gestion d’une permanence téléphonique ? Malheureusement votre société ne peut se permettre un recrutement définitif… Ne vous en faites pas ! Officéo s’occupe de tout en vous proposant une aide administrative professionnelle aux entreprises souple, personnalisée et sans engagement.
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Une permanence téléphonique réussie et adaptée à vos besoins
La permanence téléphonique constitue souvent la première impression donnée par votre entreprise. D’où l’importance de ne pas négliger cet important point de contact avec vos clients. En effet, une permanence téléphonique mal organisée peut être néfaste pour l’image de votre entreprise, dans une société où celle-ci est de plus en plus importante.
Faire appel à un(e) assistant(e) administrative externalisé(e) vous permet de maîtriser votre image et garder une traçabilité liée aux appels reçus durant votre absence. En plus d’une prestation à la carte, sans embauche, et dans vos locaux en 48h, faites le choix d’une assistance qualifiée, dotée des qualités dont vous avez besoin. En suivant votre charte d’accueil téléphonique pour diriger vos communications téléphoniques, votre futur(e) assistant(e) peut orienter parfaitement les correspondants.
Il/Elle suit le comportement à déployer lors de chaque échange et comment diriger les entretiens. L’image de votre société est valorisée, l’accueil téléphonique est assuré par une assistante téléphonique, il est personnalisé à chaque instant et mené vers la bonne finalité.
Un savoir-faire expert
- Maîtrise les informations clés de votre entreprise, les produits et services vendus, les différents services et le personnel
- Une organisation et un esprit opérationnel
- Savoir présenter et représenter votre entreprise
- Veiller à l’utilisation du bon langage, vocabulaire et à une élocution adaptée
- Identifier la demande de l’interlocuteur par le questionnement et l’écoute active
- Mettre tout en oeuvre pour apporter satisfaction au client et proposer une solution
- Renseigner la fiche contact, garder son sang-froid et calmer l’interlocuteur énervé.
Des savoir-être qualifiés
- Rester courtois en toutes circonstances
- Garder un comportement professionnel.
- Faire preuve de discrétion et se montrer diplomate
- Etre chaleureux, utiliser les nuances de voix pour insister sur les points importants ou rassurer le client.
- Faire preuve d’empathie pour accompagner le client
- Saluer avec politesse
- Prendre note des demandes
- Reformuler ou faire patienter si besoin
- Conclure et prendre congés.
Libérez-vous des contraintes que représente une permanence téléphonique au quotidien. Le personnal malade des horaires d’ouverture limités ou encore des déplacements dus à votre activité sont tout autant de frein au maintien d’un accueil téléphonique en toutes circonstances. Quand une forte période d’activité arrive et que vous n’avez pas le temps ou les ressources pour embaucher une assistante téléphonique, Officéo est la solution pour éviter les débordements d’appels.
Présent(e) dans vos bureaux pour s’occuper de votre administration des ventes ou de vos services généraux, votre assistant(e) administratif vous permet de gérer les appels téléphoniques auxquels vous ne pourriez pas répondre. Chargé(e) de délivrer le bon message au bon interlocuteur et répondre aux questions de manière rapide et efficace pour tous vos clients et à chaque appel.
Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo
O. : Qu’est-ce qui a motivé votre choix d’externalisation administrative ?
J. M. : En cherchant une assistante pour s’occuper de toutes les tâches administratives, j’ai été conseillée par votre service clients qui m’a guidée et expliqué qu’il s’agit d’une solution flexible et experte avec l’avantage de réajuster en fonction des besoins.
Après une première expérience très réussie avec Officéo, j’ai décidé de vous confier davantage de missions.
Une permanence téléphonique efficace pour ne plus perdre un seul client
Vous avez décidé de travailler tranquillement sur un dossier particulièrement urgent, votre assistante téléphonique Officéo s’occupe pour vous de la permanence téléphoniques et de la gestion des appels entrants afin de vous permettre de vous concentrer sur votre activité professionnelle. Ainsi, votre assistant s’occupera pour vous de :
- filtrer tous les appels entrants, les différentes demandes
- prendre les messages de façon claire et si nécessaire vous les transmettre accompagnés des dossiers auxquels ils se réfèrent,
- prendre vos RDV en votre absence.
En plus de ce service de prise d’externalisation administrative, Officéo peut vous venir en aide sur les différents services suivants :
- La gestion d’agenda,
- La transcription audio,
- Gestion des rendez-vous,
- L’organisation de voyages,
- L’organisation de déplacements professionnels.
Au sein d’un cabinet médical, vous avez pour pratique d’avoir une écoute téléphonique active ? Dans un service administratif et commercial, votre règle d’or est de décrocher avant la 3ème sonnerie ? L’image de votre entreprise demande une identification rapide de chaque interlocuteur, ou une transmission vers des services précis ? La diversité des besoins en fonction de la structure nous demande de sélectionner les profils d’assistant(e)s les plus agiles et réactifs.
Sans vous lancer dans une campagne de recrutement chronophage ou déployer des formations là où vos priorités devraient se concentrer ailleurs : Officéo rend votre office management un service agile, fiable pour libérer votre administration et favoriser votre dynamique entrepreneuriale.
Ces entreprises nous font confiance
Une assistante téléphonique pour chaque métier
Professionnel de la santé, une assistante téléphonique Officéo assure votre accueil téléphonique (et physique) et prend en charge les demandes de votre patientèle sur votre lieux de travail. Votre secrétaire médicale indépendante gère vos appels médicaux et votre agenda selon vos instructions. Officéo s’adresse également aux professions libérales non réglementées, comme les naturopathes. Les services de secrétariat médical sont effectué selon votre corps de métier, que vous soyez médecins généralistes aux horaires classiques, chirurgien travaillant de nuit ou libéral exerçant de manière ponctuelle. Officéo vous assure un remplacement de votre secrétaire immédiat en cas d’absence, un gain de temps sur vos charges salariales, en plus du gain de temps réel. Vous ne perdez aucun appel, et n’êtes pas dérangé lors des consultations pour mener votre activité en toute sérénité. Pour les professionnels du paralégal, avocat, notaire, huissier, la force de votre étude ou cabinet est un accueil physique comme téléphonique irréprochable. Nos assistantes téléphoniques assurent votre permanence téléphonique selon vos besoins sur place (dans votre cabinet notarial, à votre bureau ou dans votre salle d’attente), répondent en votre absence et gèrent vos appels conformément à vos directives. Ce service d’accueil est conçu pour vous faire gagner du temps comme gérer vos urgences. Lorsque vous êtes au tribunal, restez tout de même disponible. Votre standard ne sera plus saturé d’appels entrants, fini les débordements, vos demandes à traiter sont pré-qualifiées. Quand vous vous penchez sur des dossiers importants, ne soyez plus dérangé : votre secrétaire juridique indépendant(e) réceptionne vos appels et transfèrent au besoin les demandes urgentes suivant vos consignes. Grande entreprise : dans le respect de votre cahier des charges, nos assistant(e)s Officéo prennent en charge au sein de votre structure votre secrétariat téléphonique et répondent aux besoins de votre société : astreinte, veille téléphonique, débordement, VPC, assistance technique, SAV. Pas le temps de prendre les appels, même quand vos collaborateurs sont eux aussi surchargés ? Votre assistante téléphonique Officéo de permanence téléphonique traite la réception de vos appels pendant des plages horaires définies, avec intervention dans vos locaux pour vous permettre de gagner en efficacité. En période de forte activité commerciale, de nombreuses demandes, toutes variées, arrivent en masse : votre secrétaire externalisé(e) traite les appels et prend les messages pour rediriger vers les instances appropriées (SAV, suivi des commandes, réclamations, commercial, etc). Une croissance au sein de votre entreprise se profile, vous souhaitez apporter aux membres de votre comité de direction un accueil téléphonique de grande qualité. Vos appels sont reçus à la demande pour élargir les plages horaires d’accueil. Directeur au sein de votre organisation, vos responsabilités imposent de ne rien laisser au hasard, aucun appel ne doit être négligé. Vous exercez plusieurs activités au sein de votre entreprise et souhaitez pouvoir répondre à toutes les demandes. Pour ces besoins et bien d’autres encore, votre future(e) Office Manager indépendant(e) est la réponse. Pour votre association, aucun appel n’est perdu. Avec une intervention dans vos locaux, un décroché rapide et personnalisé pour un accueil humain et chaleureux mènent vos missions associatives à un développement. Oubliez les pertes d’appels : la gestion totale et un accueil personnalisé sont garantis lors de la missions dans vos locaux. Vos appels entrants sont redirigés vers chaque service, secteur ou collaborateur concerné suivant le besoin de l’interlocuteur. Les messages sont pris en note lors de vos absences, avec un suivi vers votre agenda personnel. En intervention chez un client, vous devez vous absenter et ne pouvez répondre aux appels entrants. Profitez de la disponibilité d’une externalisation, en ayant toujours un interlocuteur ou une assistante téléphonique pour les appels destinés à vos locaux. Quelle que soit l’activité de votre entreprise, nous apportons un service personnalisé pour TPE et PME avec la même efficacité. Vous êtes agent immobilier, travaillez au sein d’une SS2I, effectuant de déplacements réguliers ou êtes en période de congés ? Pas de panique, nous répondons à votre besoin de réactivité en toutes circonstances. Vous êtes informé ou non des appels et de leur traitement. Déléguez vos tâches administratives à un(e) assistant(e) administratif(ive) s’adapte à vos besoins, quand vous en avez besoin. En tant que maire, vous vous devez d’assurer un accueil téléphonique adapté lors d’une situation exceptionnelle, comme une canicule. Nos assistantes tééphoniques répondent aux appels reçus dans vos locaux pour transmettre les coordonnées de l’appelant et l’objet de l’appel à votre cellule en charge du traitement des demandes. Vous souhaitez élargir les horaires d’accueil de votre Chambre de Commerce et d’Industrie ? Votre futur(e) assistant(e) administratif(ive) assure votre accueil téléphonique pour vous permettre de recevoir et transférer les appels et informations importantes aux administrés. Votre collègue est absent(e), vous avez besoin que son office soit repris en main ? Choisissez un(e) secrétaire externalisé(e) pour recevoir les appels liés aux absences en appliquant les procédures mises en place en interne de votre structure. Face à des pics d’appels, votre standard est sur sollicité ? Même en situation de difficulté, vous pouvez faire appel à nous, vos messages sont pris en charge et la mise en relation est assurée. Officéo arrive en support pour répondre à vos débordements d’appels lors des pics d’activité chez vous. De nos jours, aucune société ne peut se permettre de perdre un appel et donc potentiellement un rendez-vous, une demande devis, un nouveau client, ou l’information qui fera la différence. N’oublions pas aussi que le standard contribue à l’image professionnelle de l’entreprise. Facteur de fidélisation, composante de la démarche commerciale et du sens de l’accueil, un bon accueil téléphonique et physique est aussi une meilleure organisation interne qui va vous faire gagner en temps et en efficacité. A l’inverse, un mauvais accueil vous nuit insidieusement, à chaque instant, sans pour autant que vous ne le sachiez. D’où l’importance de confier votre permanence téléphonique à des professionnels, qui répondront rapidement, sauront conseiller les appelants, apporter des réponses à leurs questions et les orienter, si besoin est, vers le bon service. Joignable en temps réel pour vos prospects, clients ou partenaires, vous êtes à-même de séduire et attirer vos prospects. Solution de pour fidéliser et satisfaire vos clients, vous évitez également les démarchages et appels téléphoniques parasites. Enfin, vous pouvez vous concentrer sur votre métier. Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation ? Comment ça marche ? Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez ! Pour toutes questions, sur nos tarifs ou nos services, n’hésitez pas à nous contacter Nous sommes disponibles du lundi au vendredi par téléphone, de 9h à 19h sans interruption. « Suite à un abandon de poste soudain d’une assistante internalisée, j’ai décidé de me tourner en catastrophe vers une autre solution. C’est ainsi que j’ai découvert Officéo. Je ne voulais pas revivre la même erreur de recrutement, alors sans plus d »hésitations, j’ai décidé de tenter le coup avec Officéo. […] Je recommande Officéo aux PME et entreprises industrielles qui ont besoin de flexibilité, de réactivité et d’expertise. » –> Témoignage complet <– La permanence téléphonique est un service qui permet de déléguer la gestion de son secrétariat à un prestataire professionnel spécialisé dans ce domaine. Il optimise pour vous la réception des appels entrants et renseigne au mieux le correspondant. Les appels sont traités selon des consignes spécifiques, et aux heures souhaitées. En cas d’absence, les appels sont traités. Les employés ne sont plus dérangés pendant leur travail, l’accueil téléphonique est maîtisé, les interlocuteurs bénéficient d’une assistance privilégiée, et les tarifs sont adaptés aux besoins exprimés. Avec Officéo, externaliser sa gestion d’appel permet de bénéficier de compétences techniques et relationnelles adaptées à votre métier. Vous profitez d’une assistance flexible, sans condition d’engagement pour maîtriser votre budget en faisant preuve d’une disponibilité permanente pour vos interlocuteurs. Vous excellez dans la gestion des appels téléphoniques, et vous avez cœur à déployer vos compétences pour exécuter des missions à la perfection ? Venir au secours de nombreuses entreprises pour intervenir sur leurs fonctions supports vous tente ? Ou vous souhaitez simplement mieux maîtriser votre vie professionnelle en vous mettant à votre compte ? N’hésitez plus, une nouvelle aventure vous attends : Déjà assistant(e) de direction, je postule. Médical/Paramédial
Juridique
Grandes entreprises
Association
TPE/PME
Organismes publics
L’importance d’une permanence téléphonique
Accueil téléphonique
Prise de messages
Flexibilité totale
Sourcing premium
Fiabilité
Rapidité et ubiquité
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou en télésecrétariat pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Témoignage de Serge Estrade, client Officéo
En résumé
❓ Qu’est ce que la permanence téléphonique ?
💡 Pourquoi externaliser sa permanence téléphonique ?
💰 Pourquoi choisir Officéo pour sa gestion d’appel ?
Déjà assistant(e) de direction
… et si vous donniez un nouveau souffle à votre carrière ?
On se charge de votre administratif.
