▷ Rédaction : LA recette pour mélanger le fond et la forme | Officéo
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Rédaction de texte, mise en forme et corrections (Word, Excel, Powerpoint...)

Besoin d'aide pour la rédaction et la mise en forme ?

Un discours à écrire, un courrier administratif à rédiger, un tableur à constituer, une présentation à mettre à jour, un site web ou blog à enrichir ? Une solution : le service de rédaction de texte Officéo.

Au cœur de la communication…

Que ce soit pour les particuliers ou les professionnels, la rédaction est une base. En effet, une bonne capacité de rédaction est primordiale au sein de notre société.

Pour vous, entreprises, professionnels libéraux et associations, savoir rédiger et mettre en forme vos documents n’est plus primordiale mais obligatoire. Bien sûr, il  faut avoir une orthographe irréprochable… mais ce n’est pas tout.
Les deux compétences qui vous permettront de mieux savoir rédiger sont l’organisation et la technique.  Ces compétences vous seront demandées tous les jours, mais encore plus pour la rédaction.

En entreprise, il y a différentes étapes-clés où la rédaction et la mise en forme de vos lettres et autres documents peuvent être au cœur de votre activité.

Les grands moments de rédaction…

La rédaction de texte et l’envoi d’emails ou de lettres est au cœur de la communication, mais surtout au cœur de la relation client ! Cela sera important notamment lors

  • de la prospection (la promotion, la négociation, la réassurance…)
  • des litiges (les relances, les avertissements, les mises en demeures…)
  • des événements (les invitations aux afterwork, les séminaires, les vœux pour la nouvelle année…)
  • des recrutements (rédaction de l’annonce)
  • de la rédaction sur site web (SEO),
  • etc.

Vous devrez également être capable d’interagir et donc d’échanger efficacement avec les fournisseurs, les prestataires et tous les autres partenaires de l’entreprise.

Les relations entreprises externes sont très importantes mais les relations en interne le sont tout autant. Savoir répondre comme il faut à sa hiérarchie n’est pas un élément à prendre à la légère. Bien sûr, les échanges entre collègues ne sont pas à négliger non plus. Ceci afin que l’ensemble des informations soient bien transmises et surtout bien comprises.

Rédiger et mettre en forme vous sera utile pour toute la communication interne avec votre équipe.

Une faute vous fait perdre la moitié de vos clients

Pour comprendre la gravité que peut avoir une mauvaise rédaction sur votre business, il faut parler en termes concrets. Et quoi de mieux que des chiffres pour être concret ?

D’après un article paru dans BBC Education en 2011, une seule faute peut faire diminuer de 50% les ventes d’un site e-commerce !

En 2013, une autre étude menée par une plateforme spécialisée dans la rédaction et la traduction appelée TextMaster a montré que 90% des emails envoyés aux clients contiennent au moins une faute d’orthographe. Les dégâts ne peuvent pas être estimés précisément… en revanche, ils s’élèvent à des millions d’euros par an au niveau national.

Vous l’aurez compris, une belle mise en forme et une orthographe impeccable joueront en faveur de l’image de votre entreprise, dans le cas inverse, elle s’en retrouverait ternie.

Quelques techniques pour vous aider…

…dans la rédaction

icone-redaction-texteAvoir une bonne méthodologie dans votre rédaction vous permettra de rédiger des textes efficacement et rapidement mais cela permettra aussi au lecteur de comprendre votre texte avec facilité et de savoir tout de suite comment réagir après vous avoir lu.

Nous allons développer un exemple de méthodologie qui pourra vous aider à structurer votre esprit.

Il faudra bien répartir votre travail de manière logique entre la réflexion, la rédaction et la révision.

Réflexion

  • Quel objectif souhaitez-vous atteindre en rédigeant ce texte ?
  • À qui vous adressez-vous ?
  • Quels sujets et thèmes pouvez-vous aborder ?
    • MindMapping, QQOQCCP – Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi, …
  • Quels sujets et thèmes allez-vous aborder ?
    • Ne garder que ceux grâce auxquels vous pourrez atteindre votre objectif.
  • Quel sera votre plan ?
    • Celui-ci sera mis en place par rapport à votre objectif (exemple : informer, expliquer, convaincre).
  • Comment allez-vous structurer vos informations ?
    • Relier les sujets et thèmes à votre plan.

Rédaction

  • Pour les textes où il y aura un très fort enjeu, on pourra rédiger un brouillon au papier.
    • Cela permettra de pouvoir reformuler et donc d’être encore plus clair.
  • Rédigez !
    • Vocabulaire simple, enchaînements cohérents, transitions efficaces, formulation concise qui accroche et attire l’attention, un style actuel et non trop classique…
  • Mise en forme (cf partie suivante).

Révision

La révision ou relecture n’est pas à prendre à la légère. Avec notre méthode, il serait préférable d’effectuer 2 relectures. Une première où l’on se mettra dans la peau de notre lecteur pour vérifier que tout est compréhensible et assimilable. Une seconde pour corriger les fautes d’orthographe où d’inattention qui auraient pu être commises.

Si l’enjeu est fort, vous pourrez également le faire relire par une personne objective qui saura à même de vous conseiller (si possible une personne issue du public ciblé).

…et dans la mise en forme

icone-mise-en-forme-lettreLa mise en forme varie en fonction du contexte dans lequel le texte est écrit et du public qui le lira.
Pour notre exemple, nous allons parler de la mise en forme d’une lettre.

Structure

Voici un modèle que vous pouvez utiliser pour la mise en forme de vos lettres :

[Prénom et NOM]

[Adresse]

[Code postal et VILLE]

[Adresse email]

[Nom du destinataire]

[Adresse]

[Code postal et VILLE]

 

À [Ville], le [Date]

[Objet]

[Références]

 

[Corps de la lettre]

 

[SIGNATURE]

Quelques conseils pour vos lettres

  • Écrire dans un bon français, proscrire le langage SMS.
  • Pour une lettre manuscrite, éviter les ratures ou l’utilisation d’un effaceur/correcteur.
  • Ne pas couper de mot en deux lors d’une fin de ligne.
  • Éviter les articles (le, la, l’, un, une, …) en fin de ligne.
  • Attention aux erreurs orthographiques communes (croivent, voye, si j’aurais, …).
  • Préférez « nous » à « on ».
  • Garder des doubles des lettres envoyés (photocopie ou scan).
  • Ne pas expédier des originaux si non nécessaire.
  • Pour les correspondances importantes, opter pour la lettre recommandée.
  • Se montrer cordial et courtois et rester objectif.

–> Si vous ressentez des difficultés ou que vous perdez trop de temps, que ce soit pour la rédaction ou pour la mise en forme…

Officéo vous vient en aide en vous proposant une solution d’Office Management sur-mesure, leader sur le marché français !

La solution Officeo

Déléguez la rédaction de vos documents d’entreprise à un(e) assistant(e) Officéo

redaction-texteUn courrier professionnel, une lettre de relance de paiement, un courrier de mise en demeure ou une lettre de licenciement à rédiger ? Optez pour la solution Officéo pour la rédaction de vos textes et la mise en forme.

Officéo mettra à votre disposition un(e) assistant(e) professionnelle, expert(e) de la rédaction de textes administratif et commerciaux. Mise en place sous 48h et partout en France.

De par sa formation de secrétaire, elle sera à même de vous assister dans la conception des documents que vous souhaitez créer. Elle rédigera et mettra en forme toutes vos idées.

Il/Elle analyse vos besoins et rédige pour vous un texte qui répond à vos attentes et respecte les contraintes liées aux documents professionnels et administratifs.

Ainsi, votre assistant(e) externalisé(e) se charger pour vous de la :

  • Rédaction : elle soigne la formulation de vos documents, remanie le texte, intervertit des paragraphes,
  • Mise en forme : Word, Excel et Powerpoint n’ont aucun secret pour votre assistant(e) Officéo. Elle numérote vos pages, veille à la présentation de vos textes, agrémente vos documents d’un en-tête ou pied de page, insère photos et pictogrammes pour faciliter la lecture,
  • Relecture et corrections : elle traque erreurs de syntaxes et coquilles orthographiques, problèmes de mise en forme et erreurs de pagination.

Qu’est-ce que le service de rédaction et de mise en forme Officéo  ?

Son but ultime ? Vous fournir des documents qui répondent à vos attentes et celles de vos interlocuteurs.

Comme vu précédemment, la rédaction de textes et la mise en forme est d’une importance capitale pour votre entreprise quelle que soit sa taille TPE/PME, startup, profession libérale (avocat, médecin …) ou grande entreprise. En effet, la rédaction de documents professionnels et administratifs est omniprésente dans toute entreprise et revêt différentes formes :

Parce que la rédaction de documents peut se révéler être une tâche compliquée et chronophage, choisissez Officéo pour la rédaction et la mise en forme de vos lettres. Ainsi, vous pourrez délégue la rédaction et l’élaboration de vos différents textes administratifs et professionnels à une véritable professionnelle. Elle se chargera pour vous de la rédaction et de la mise en forme de tous vos documents d’entreprise et saura adapter leur contenu selon le contexte et le destinataire.

Notre solution vous permettra de gagner un temps précieux pour vous concentrer sur l’essentiel, développer votre entreprise.


Officéo c’est aussi…

En plus de vous libérer du travail de rédaction et de mise en forme, les assistant(e)s Officéo vous viennent en aide sur les différentes missions suivantes :

Prenez contact avec nous au 01 49 70 98 70 ou via ce formulaire.

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