Gestion administrative du courrier ▷[VIDEO]
La gestion interne du courrier peut être chronophage et coûteuse. C’est là qu’intervient l’externalisation de la gestion du courrier en entreprise. Cette stratégie permet de déléguer la réception, la distribution et la gestion du courrier à des prestataires spécialisés, offrant ainsi de nombreux avantages en termes d’efficacité, de réduction des coûts et de flexibilité.
[VIDEO] L’externalisation de la gestion du courrier expliquée en 2 min
Sommaire
- Définition de la gestion administrative du courrier
- Procédure de gestion du courrier entrant et sortant en 4 points clés
- Comment organiser et classer le courrier en entreprise ?
- Quelle organisation pour son service de gestion administrative du courrier ?
- Les avantages de l'externalisation de la gestion administrative du courrier
- En bref
Le traitement du courrier administratif est une tâche importante qui nécessite organisation et rigueur. Une bonne gestion du courrier permet de ne rater aucune information importante ni aucune échéance.
Le traitement du courrier est une tâche qui peut vite devenir complexe si elle est mal gérée ou en cas de gros volume de document. Il faut y consacrer du temps et de l’énergie pour n’entraîner aucune erreur.
Vous voulez de l’aide pour la procédure de gestion de votre courrier ? Que ce soit pour le traitement électronique, le courrier dématérialisé ou l’archivage ? Faites appel à nos services.
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Définition de la gestion administrative du courrier
La gestion administrative du courrier représente l’ensemble des procédures qui consistent à recevoir, traiter, trier, rédiger, mettre sous pli afin de rendre plus facile l’envoi de courrier en entreprise.
La gestion administrative du courrier dans une entreprise nécessite un suivi rigoureux avec beaucoup d’organisation et d’efficacité. Ne manquez plus aucune information importante ni plus aucune échéance grâce à votre secrétaire administrative. Cette dernière se chargera de réaliser la gestion administrative de votre courrier depuis la récupération du courrier, le traitement, la rédaction de réponse, la mise sous pli jusqu’à l’envoi du courrier que ce soit un courrier simple, un recommandé ou un colis.
Procédure de gestion du courrier entrant et sortant en 4 points clés
- Trier votre courrier. L’assistant indépendant se charge de trier vos courriers entrants et sortants, papiers ou électroniques, selon vos consignes (immédiat, urgent, inclassable…).
- Traiter votre courrier entrant. L’assistant réalise la gestion administrative de votre courrier (le courrier, les lettres recommandées et les colis), toujours en fonction de vos exigences. Il peut également se charger de répondre ou d’émettre une facture/un devis en réponse à la demande. Bien sûr, il pourra jeter directement à la corbeille les spams et pubs sans importance de votre courrier.
- Traiter votre courrier sortant. L’Office Manager ou l’assistant s’occupe de l’envoi de votre courrier et d’apporter des réponses adaptées aux courriers reçus.
- Classer votre courrier. L’assistant classe et gère votre courrier (administratif, commercial etc) pour que toute l’entreprise puisse bénéficier d’un meilleur suivi des dossiers.
Dans une entreprise de plusieurs personnes, c’est le plus souvent le secrétaire administratif, l’assistant administratif et parfois l’office manager, qui s’occupent de la gestion du courrier. Ils récupèrent le courrier papier et dématérialisé, le trient, traitent le courrier entrant puis sortant, avant de classer et adresser les lettres aux différents services de l’entreprise.
De plus en plus d’étapes peuvent être optimisées en entreprise pour dégager du temps qualifié en mettant en place une solution de gestion électronique de documents afin d’améliorer la gestion du courrier en entreprise.
Comment organiser et classer le courrier en entreprise ?
Le classement du courrier en entreprise est un processus essentiel pour assurer une gestion efficace des documents. Plusieurs étapes sont généralement suivies pour classer le courrier en entreprise :
- Tri initial : le courrier est trié dès sa réception en fonction de sa nature (factures, correspondance générale, documents confidentiels, etc.) et de son destinataire ;
- Numérotation ou codification : chaque document peut être numéroté ou codifié pour faciliter son identification ultérieure ;
- Classement physique : les documents sont ensuite rangés dans des dossiers appropriés ou des classeurs, en respectant un système de classification cohérent (par ordre alphabétique, par date, par catégorie, etc.) ;
- Classement électronique : de plus en plus d’entreprises optent pour le classement électronique en utilisant des logiciels de gestion documentaire. Les documents numérisés sont alors indexés et stockés dans une base de données accessible et facilement consultable ;
- Archivage : une fois que le courrier a été traité, il est archivé conformément aux politiques de conservation des documents de l’entreprise. Cela peut inclure le stockage physique des dossiers ou l’archivage électronique à long terme.
En mettant en place un système de classement rigoureux, les entreprises peuvent optimiser leur productivité, faciliter la recherche et la récupération des documents, ainsi que garantir la conformité aux réglementations en matière de conservation des informations.
Quelle organisation pour son service de gestion administrative du courrier ?
Voici quelques processus de gestion de courrier possibles, pour l’optimisation efficace de cette dernière en entreprise :
La gestion en interne
La gestion du courrier peut très bien se faire en interne en attribuant aux salariés de différents services cette responsabilité. Cette tâche peut passer par une boîte électronique commune à tous les employés.
Pour que cette gestion soit réussie et efficace, il est primordial d’avoir une excellente organisation du temps pour limiter les retards.
La dématérialisation et l’automatisation
Le courrier en entreprise aujourd’hui, excepté les colis et recommandés, transite majoritairement par mail. La gestion est donc principalement électronique et dématérialisée. Les entreprises sollicitent aussi de plus en plus un outil de gestion du courrier ainsi que des logiciels d’automatisation de traitement du courrier. Ces logiciels permettent d’alléger la charge de travail de l’assistant administratif, mais ne peuvent pas totalement le remplacer.
L’externalisation
Dans d’autres entreprises où le courrier prend une place importante comme dans les établissements financiers et des assurances, la gestion du courrier est généralement déléguée à un prestataire de services expert.
En effet, confier cette tâche à une entreprise externe spécialisée vous permettra d’assurer une gestion efficace et optimisée de vos flux ainsi que de profiter du professionnalisme et de l’expertise d’une solution flexible. Optimiser votre service de traitement du courrier en entreprise va grandement contribuer à la performance globale de celle-ci.
En outre, Une gestion administrative du courrier efficace permet au dirigeant de l’entreprise et au service administratif d’avoir une vue sur ce service et de pouvoir le suivre.
Une gestion administrative du courrier efficace offre plusieurs avantages dont des délais de réponses très courts et des coûts de traitement moindres. Cela en vous permettant un gain de temps et de productivité dans les étapes de traitement chronophages.
Les avantages de l’externalisation de la gestion administrative du courrier
Optez pour l’externalisation de la gestion du courrier pour vous faire assister par une secrétaire professionnelle et expérimentée.
Les avantages à tirer derrière l’externalisation de la gestion administrative du courrier sont nombreux :
- Vos courriers sont traités en bonne et due forme, sont indexés via un logiciel de gestion du courrier et archivés selon les besoins de votre entreprise ;
- L’externalisation vous permettra d’avoir rapidement une secrétaire, ayant déjà des compétences en gestion du courrier sans devoir passer par un processus de recrutement chronophage et vous faire éviter ainsi, toutes les formalités administratives qui en résultent ;
- Réaliser un gain de temps et de productivité ;
- Vous permettre de vous concentrer davantage sur votre cœur de métier et vos clients ;
- Avoir une assistante fiable et qui comprend les enjeux et le domaine d’activité de votre entreprise ;
- Bénéficier d’une flexibilité quant à la prestation. Vous pouvez faire appel à Officéo pour un besoin ponctuel ou régulier et vous pouvez ajuster la charge du travail à la hausse comme à la baisse selon vos besoins.
Pourquoi choisir la solution Officéo ?
Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives.
Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
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Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain
O. : Quelles sont les missions réalisées ? Y a-t-il eu une évolution depuis le début des prestations ?
L. M. : Il y a des missions régulières et des missions ponctuelles. Pour les missions régulières, il s’agit de la gestion de courrier, du traitement des factures et de la gestion des frais généraux du site. L’archivage et le suivi des contrats fournisseurs font aussi partie des missions courantes. Des missions ponctuelles, comme la recherche de cadeaux de Noël pour les employés, ont pu également apparaître.
Pourquoi choisir Officéo pour ma gestion courrier ?
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagementde volume horaire ou de durée ;
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- Sans embauche.
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Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
En bref
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📨 C’est quoi la gestion administrative du courrier ?
La gestion administrative du courrier consiste à effectuer des tâches qui permettent la réception, le tri, le traitement, la rédaction et la mise sous pli pour faciliter l’envoi du courrier dans une entreprise.
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🔎 Comment gérer le courrier en entreprise ?
Le courrier en entreprise est généralement géré par le service courrier ou les assistants administratifs du service secrétariat. Pour une organisation efficace, il faut prendre en compte plusieurs étapes : le tri initial, la numérotation, le classement physique, le classement électronique et enfin l’archivage.
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❓ Pourquoi choisir Officéo comme solution d’externalisation de la gestion du courrier ?
Grâce à l’expertise de nos assistants, vous gagnez du temps et améliorer votre productivité. Vous pouvez à tout moment ajuster votre demande pour soutenir votre activité, et ne payez ainsi que les heures travaillées. Quel que soit le besoin, Officéo apporte une solution adéquate pour apporter à ses clients une continuité de service.
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✅ Comment se fait la gestion du courrier ?
L’assistant analyse puis traite le courrier entrant avant de le redistribuer aux services concernés. Il répond et signe les courriers sortant avant de les envoyer.
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