[Tarif prestation secrétariat] 30€/H ? Tout savoir : vidéo d’1 min

En tant que PME ou même une grosse entreprise, il peut arriver qu’à un moment ou un autre les activités prospèrent à une vitesse fulgurante. La bonne gestion de la société ne pourrait pas dépendre uniquement du chef d’entreprise, au risque que ce dernier soit contreproductif. Embaucher une assistante permanente serait une solution, mais cela engendrerait d’autres incidences auxquelles il faudra s’adapter.  

 Par ailleurs, une autre alternative émerge de plus en plus ces dernières années : celle du secrétariat externalisé. Les fonctions sont les mêmes avec celles d’un secrétariat traditionnel, à la différence que l’assistance est permanente. 

Une prestation de secrétariat concerne un assistanat assuré par une secrétaire indépendante, compétence et autonome. Elle travaille soit dans les locaux du client soit en télétravail selon le souhait du client. De plus, le professionnel n’est pas tenu d’être dans les locaux de la société pour travailler. Combien ça coûte ?

À titre indicatif, le tarif d’une prestation de secrétariat externalisé oscille généralement entre 30 et 50 €/heure. Ce tarif varie selon plusieurs critères.

Définition du secrétariat externalisé

L’externalisation ou la sous-traitance consiste à déléguer une partie ou la totalité de ses activités à un prestataire externe. Généralement, les entreprises externalisent leur secrétariat pour toutes les tâches administratives et comptables. Les prestations sont rendues par des secrétaires indépendantes qui interviennent soit sur site soit à distancec. 

Le secrétariat externalisé a été répandu dans les domaines suivants : permanence téléphonique, transcription de compte-rendu, accueil physique et téléphonique, suivi des factures, relances des impayés, traitement du courrier, etc.

[Vidéo] Les tarifs d’une prestation de secrétariat en 1 min chrono

Quel est le tarif d’une prestation de secrétariat externalisé ?

À titre indicatif, il existe un intervalle de coût fixe pour les travaux de secrétariat à distance. Le tarif pour une prestation de secrétariat est compris entre 30 et 50 €/heure. Selon le cas, divers autres frais peuvent s’ajouter pour des travaux de secrétariat externalisé.

Prix à la prestation

Les tarifs de secrétariat externalisé sont des tarifs unitaires établis en fonction des tâches que le prestataire à distance aura à accomplir. En voici une liste avec à chaque fois une moyenne ou un intervalle de prix appliqué.

• Saisie simple : 4,00 € – 5,20 €/page
• Frappe + mise en page : 5,50 €/page
• Saisie + tableaux, graphiques, images : 7,00 €/page
• Saisie de mail : base de 4,50 €
• Relecture et correction : 4,50 €/page
• Mise sous pli hors affranchissement : 0,20 – 0,35 € l’enveloppe
• Mise sous pli, affranchissement, dépôt à la poste : 5,00 € l’enveloppe
• Mailing : 12 €/heure
• Maquette de mailing sans photo : 95 €
• Maquette de mailing avec photo : 155 €
• Publipostage : 6,00 €/lettre
• Saisie de données sur Excel : 0,15 €/champ
• Conception et saisie de tableaux complexes sur Excel : 8,00 €/page
• Plastification A4 : 2,00 €/page
• Numérisation A4 : 1,50 €/page
•  Devis, bon de commande, facture : 6,00 € l’unité
• Relance impayée hors affranchissement : 2,00 €
• Photocopie noir et blanc (recto verso) : 0,20 – 0,45 €/copie
• Photocopie couleur (recto verso) : 0,40 – 0,85 €/copie
• Mise au format PDF : 1,20 €/document
• Transcription audio (mot à mot) : 1,40 – 3 € la minute
• Transcription audio reformulée : 1,90 – 2,20 € la minute
• Retranscription intégrale : 2,00 -4 € la minute
• Dictée numérique (mot à mot) : 2,00 – 4 € la minute

Prix au forfait

En ce qui concerne les prestations forfaitaires, elles varient selon la tâche. Le premier est un forfait journalier qui peut aller de 200 € à 375 €. Par ailleurs, une facturation spéciale peut intervenir en cas de micro-tâches telles que celles énumérées ci-dessus.  Un autre type de forfait peut être mis à disposition pour de la gestion administrative. La base étant de 35 €/mois, il existe des forfaits de 10 h/mois (28,00 €/h) soit 280 € et de 20 h/mois (25,00 €/h) soit 500 €.

Majorations possibles

Les travaux de secrétariat à distance sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour les missions à effectuer sous 24 ou 48 h, le week-end ainsi que les jours fériés, une majoration comprise entre 15 et 50 % peut être appliquée. 

Comment facturer une prestation administrative ?

Il n’existe pas de grille tarifaire pour les prestations administratives, le tarif peut varier d’un prestataire à un autre. De manière générale, lorsque l’on fait appel à un prestataire de services administratifs, ce dernier propose généralement des tarifs à l’heure qui varient entre 35 et 50 euros. Plusieurs paramètres peuvent néanmoins entrer en jeu comme l’expertise et l’expérience des intervenants, les bénéfices de la solution mise en place, le type de la mission (récurrente ponctuelle, sur site ou à distance). 

La facturation de ces prestations revient à établir un devis dans un premier temps. Puis, une fois la prestation terminée, il est nécessaire d’établir une facture, pour cela l’entreprise doit être immatriculée (sauf pour les auto-entrepreneurs). La facture, quant à elle, doit mentionner : le numéro de SIRET, le numéro de la facture, la nature de la facture, le statut juridique, l’adresse social, les coordonnées des deux parties, la date de la prestation, le prix unitaire, la quantité et enfin la TVA.

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France, cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

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Le tarif pour une prestation de secrétariat médical à distance

Le secrétariat externalisé pour un cabinet médical s’avère également être une alternative de taille pour soulager le praticien dans sa charge de travail. Toutefois, le prix d’un secrétaire médical à distance dépend du type de service choisi. Il en existe 3 : le secrétariat indépendant, le télésecrétariat et le secrétariat virtuel.

Prix à la prestation

Pour du secrétariat médical à distance, le prix moyen par heure est de 28 €. En ce qui concerne la facturation à la tâche, elle varie en fonction des prestations.

• Saisie + mise en page : 5,50 €/page
• Saisie de comptes-rendus opératoires, d’examens, de consultations, d’hospitalisation (à partir de vos fichiers audios) : 2,40 €/minute enregistrée
• Relecture et correction : base de 5,50 €/page
• Mise sous pli : 1,30 € l’enveloppe
• Dépôt à la poste : 8,00 €/dépôt
• Numérisation A4 : 2,00 €/page
• Numérisation A4 + mise en forme + correction : 4,00 €/page
• Permanence téléphonique : sur devis (tarif à l’appel)

Prix au forfait

Trois types de forfaits sont mis en place pour du secrétariat médical à distance. Le premier est un forfait compris entre 11 et 20 heures par mois (27,00 €/h) soit une fourchette de prix entre 297 € et 540 €. Le second forfait est compris entre 21 et 30 heures par mois (26,00 €/h) soit un intervalle de prix entre 546 € et 780 €. Le dernier forfait est celui supérieur à 31 heures par mois (25 €/h) soit un prix de base de 775 €.

Majorations possibles

Les travaux de secrétariat médical à distance sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour des missions à rendre dans les 12 heures, une majoration de 30 % s’applique. Si elle est à rendre dans les 24 h, la majoration est de 25 %. Si par contre elle est à rendre en week-end où les jours fériés, la majoration est de 50 %.

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Le tarif pour une prestation de secrétariat juridique externalisé

En ce qui concerne l’assistance à la prise en charge des tâches administratives, juridiques et civiles, les prix dépendent de la volumétrie des missions et sont fixés à la carte par les deux parties.

Prix à la prestation

En ce qui concerne la facturation à la tâche, elle est fixée selon le bon vouloir des prestataires. Cependant, il s’agit de tâches classiques telles que :

• La préparation des dossiers juridiques dans le respect du secret professionnel ; 
• La gestion du courrier ;
• La gestion des échanges avec les clients et les confrères ;
• La prise de rendez-vous ;
• La gestion des appels téléphoniques du cabinet ;
• Les travaux de secrétariat en rapport au service juridique ;
• Le classement et l’archivage des procès-verbaux et des dossiers juridiques ;
• La retranscription des entretiens, réunions et autres dictés ;
• La correction et la relecture des documents juridiques.

Prix au forfait

Deux types de forfaits sont proposés aux cabinets juridiques : un forfait dossier dont la tarification dépend des dossiers traités et de leur volume. Il y a également un forfait mandataire comprenant une externalisation partielle ou une externalisation complète.

Majorations possibles

Dans le domaine juridique, la majoration est fonction de l’expertise. À ce titre, elle est généralement de 20 %.

Comparaison : les tarifs pour une prestation de secrétariat à domicile

Dans cette catégorie, les prix varient selon le prestataire, les différentes exigences des tâches à exécuter, etc. 

Témoignage de Françoise Fley, responsable comptable pour l’agence de voyage « Private Golf Key » et cliente Officéo

O. : Comment avez vécu votre expérience du service Officéo ?

F.F. : Mon expérience a été très satisfaisante. Officéo possède une équipe accueillante et chaleureuse. Quant à ma secrétaire, celle-ci a été efficace et amplement à la hauteur de mes attentes par son côté sérieux et précis. Elle a su s’adapter à un secteur assez spécifique, qu’est l’organisation d’évènements golfiques.

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Pour aller plus loin

• Quels sont les tarifs détaillés d’une secrétaire indépendante ?
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Questions fréquentes