▷ Besoin d'aide pour établir un devis ou suivre vos procédures ? | Officéo
ASSISTANT FREELANCE ACCÈS CLIENT

Gestion des devis, des commandes et de la facturation

Via ses assistants experts en ADV, Officéo vous propose une aide, sans embauche !

Vous êtes une TPE/PME, une association, une grande entreprise ou encore une startup ? Pris par le temps, il vous arrive de mal établir un devis ou de ne pas l’envoyer du tout ? Le client s’impatiente et n’est pas totalement satisfait de votre prestation ? N’hésitez plus. Optez pour la solution Officéo, souple, experte et à la mise en place rapide.

Le rôle de votre assistante Officéo est de s’assurer que vous ne perdiez aucun de vos chers clients ! Réaction immédiate garantie, elle sait gérer l’établissement de devis que ce soit à destination des professionnels comme des particuliers, rapidement et le plus efficacement possible. Vos futurs clients ne pourront y résister et vous augmenterez votre taux de transformation.


Un suivi des devis sur mesure : la clé de votre activité

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Établir un devis est une obligation pour certaines activités, notamment dans les entreprises du secteur du BTP. Le devis est une pièce qui protège votre activité et permet d’éviter toutes sortes de malentendus préjudiciables et établir une meilleur relation avec les prospects et les futurs clients.

Le devis doit être délivré lorsque le montant du service ou de la marchandise est supérieur à 1 500€, toutes activités confondues. Le BTP est principalement concerné comme il a été mentionné plus haut, mais également les services de déménagements, dépannages, et certains dépassements d’honoraires pour les professionnels de la santé.

Pour aller plus loin dans la protection de vos intérêts, votre futur assistant administratif s’assure de faire parvenir en annexe du devis vos Conditions Générales de Vente (CGV).

Votre devis, rédigé avec précision par votre secrétaire administratif(-ive) indépendant(e) vous assure :

  • La compréhension du client de votre commande et du prix facturé ;
  • La certitude d’avoir vérifié la présence de tous les éléments importants ;
  • Prévient les risques de malentendus ultérieurs.

Quel que soit votre besoin, ponctuel comme récurrent, le suivi de la rédaction et l’envoi de votre devis est d’une importance capitale. Allant de paire avec la facturation de vos services / prestations, Officéo vous permet de vous décharges des procédures administratives chronophages pour vous permettre de vous consacrer à ce que vous faites de mieux : votre cœur de métier.

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Établir vos devis payants, suivre vos règlements clients

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En principe, établir un devis est gratuit en l’absence de précision quelconque. S’il nécessite une étude approfondie, un déplacement sur les lieux ou si tel est l’usage de la profession, le devis peut être facturé.

Parce qu’une telle rémunération se justifie au regard du maintien de l’engagement professionnel de votre part, votre assistant(e) administratif(ive) se charge d’informer au préalable vos clients de la facturation des devis avant envoi. Dans le cas où vos habitudes commerciales s’y prêtent, il/elle se charge d’imputer le prix du devis final sur le prix total à payer pour votre prestation, de manière systématique et efficace.

En effet, nous avons à coeur d’intervenir pour que vous ayez une approche sereine de l’administratif de votre entreprise. C’est pourquoi, nous choisissons les meilleurs profils pour répondre à vos attentes. Votre futur(e) assistant(e) ADV veille à ce que vos devis soient les plus détaillés possibles. Avec une indication de la date ou du délai butoir pour validation et exécution, votre secrétaire indépendant(e) s’assure d’un suivi en toutes circonstances pour vous permettre de remettre en marche un processus solide à tout moment, même lorsque la mission est arrivée à son terme et que vous reprenez la main en interne.


Des pratiques maîtrisées pour un résultat optimisé

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Par soucis de précision et volonté de ne négliger aucun détail, votre assistant(e) externalisé(e) se charge de contrôler le contenu de vos devis ainsi que leur conformité. Représentatif de la qualité de votre entreprise aux yeux de vos clients, il/elle apporte un soin particulier à une rédaction soignée et valorisante auprès de vos interlocuteurs. Il/Elle précise les mentions légales obligatoires ainsi que les éléments suivants :

  • Date du devis, durée de validité de la proposition ;
  • Nom, raison sociale, adresse, n° de téléphone, courriel de l’entreprise ;
  • Statut et forme juridique de l’entreprise ;
  • Numéro RCS suivi du nom de la ville du greffe d’immatriculation (commerçant). Sinon, le numéro au Répertoire des métiers (artisan) ;
  • Numéro individuel d’identification à la TVA ;
  • Nom et adresse du client suivi de la date de début et durée estimée des travaux / prestations ;
  • Décompte détaillé (description) de chaque prestation (prix en quantité et prix unitaire) ;
  • Prix horaire ou forfaitaire  ;
  • Frais de déplacement ;
  • Conditions de paiement, livraison, exécution du contrat ;
  • Procédures de réclamation, conditions du service après-vente (garanties) ;
  • Somme à payer HT, TTC, et TVA applicable.

En dehors de certains secteurs réglementés, les prix sont généralement fixés librement. L’information sur les prix est toutefois systématiquement réglementées afin de protéger chaque partie de pratiques abusives. En cas d’imprécision inhérente ne permettant pas l’indication d’un prix exact pour le service / produit donné, le mode de calcul permettant au destinataire de vérifier le prix ou la fourniture de détails dans le devis sont effectués.

Attention : Si votre client vous retourne un bon de commande, vérifiez bien que les termes sont identiques au devis que vous avez rédigé.


Une intervention rigoureuse en cas de litige

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Si vous avez un différent avec votre interlocuteur, votre assistant(e) indépendant(e) se charge pour vous de gérer dans un premier temps une situation à l’amiable avec des échanges par téléphone ou courrier pour régler le différent. Dans le cas où celui-ci persiste, il/elle envoie en lettre recommandée avec avis de réception pour réclamer une régularisation de la situation, avec archivage de copie systématique dans votre base de données interne.

Maîtrisant les procédures avec les organisation de consommateurs agréé, chambres syndicales, fédérations, médiateurs et instances juridiques, votre secrétaire administrative externalisée vous assiste dans toutes vos correspondances et démarches en cas de litige.


L’administration des ventes, c’est notre business

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Notre entreprise de gestion administrative Officéo, c’est aussi un réseau de plus de 6 000 intervenants, expérimentés, partout en France. Leader de l’externalisation administrative, nous pouvons répondre à votre besoin dans les meilleurs délais, voire sous 48h si vous avez un besoin urgent.

Vous souhaitez en savoir plus ? Vous pouvez nous poser vos questions via le tchat qui apparaît en bas à droite de votre fenêtre, ou consulter nos autres gammes de services dans l’ADV :

Notre entreprise d’assistance administrative et comptable vous propose des solutions pour des missions courantes et sur mesure, sans engagement, et avec toujours les mêmes avantages qualitatifs. Vous n’avez plus qu’à garder le contrôle sur le croissance de votre activité, et vous concentrer sur votre corps de métier. Pour toutes questions supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63.

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