Conservation de documents d'entreprise et archivage, Officéo s'en charge !
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La conservation de vos documents d’entreprise :
durée légale et archivage

conservation documents entreprise

Durant l’existence d’une entreprise, les documents et papiers administratifs, commerciaux, sociaux, comptables s’accumulent. Certains d’entre eux sont nécessaires à vie, d’autres ont une valeur légale plus éphémère. Quelle est la durée légale de conservation des documents ? Quel archivage des documents d’une entreprise est à respecter ?

Durée légale de conservation des documents d’entreprise

Chaque document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité est répertorié et assujetti à une durée de conservation, essentiellement à des fins probatoires.

La durée de conservation, et par conséquent l’archivage des documents d’une entreprise qui en découle, dépend de la nature du document.

  • Les documents commerciaux : la durée de conservation légale est de 10 ans. Il s’agit notamment des contrats, correspondances, commandes…
  • Les documents sociaux : sont à conserver pour une durée légale de 30 ans. Sont principalement concernés les statuts d’entreprise, registres de présence aux conseils d’administration, rapports des gérants, rapports des commissaires aux comptes…
  • Les documents et pièces comptables (livres des comptes, bilans, inventaires, factures, documents bancaires, justificatifs de TVA, bons de commande … ) : à garder en archivage pendant au moins 10 ans.
  • Les documents du personnel tels que registre du personnel, bulletins de paie, fiches fiscales des salariés sont à conserver entre 5 et 10 ans.

L’archivage des documents d’une entreprise

Une fois répertoriés, les documents d’une entreprise devant être conservés, doivent être archivés de manière efficace et selon la législation.

Votre assistant Officéo, spécialisé dans les travaux de bureautique et de secrétariat courant vous aide dans :

  • Le tri des papiers et documents de votre entreprise selon leur durée de conservation ;
  • Le classement de vos documents administratifs, sociaux, comptable et commerciaux ;
  • La numérisation de vos documents dans un coffre fort numérique.

Les sanctions en cas de non-conservation de vos documents

Aucune sanction spécifique à la non-conservation des documents d’entreprise n’existe. Toutefois, l’impossibilité de remettre certains documents en cas de contrôle est un délit.

Comprenez ainsi que la destruction de documents de votre entreprise peut être l’objet de sanctions commerciales, fiscales voire pénales en fonction des circonstances. L’article 1734 du Code général des impôts établit par exemple l’application d’une amende 5 000€. Concernant les registres comptables, l’omission d’établissement des documents peut exposer les dirigeants de la société commerciale à une amende de 9 000€ (art. L.241-4 du Code de commerce).

Externaliser l’archivage de vos documents professionnels peut être un excellent moyen de déléguer cette gestion pour rester en règle … et gagner du temps et de la place dans vos locaux ! Pour classer ou archiver vos documents d’entreprise selon leur durée légale de conservation, prenez contact par formulaire ou au 01 49 70 98 63.

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