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[SECRÉTARIAT BTP] Secrétaire du bâtiment externalisée en 48h

Comptez sur une stratégie administrative opérationnelle en toutes circonstances

secrétariat btpEntreprise du bâtiment tous corps d’état, société RGE, agence de placement, groupe spécialisé dans la construction et rénovation ou équipe RH, restez compétitif, soyez maître de votre activité, même en cas d’absence sur un poste clé.

Notre force est de connaître la votre. Nous cernons vos besoins pour vous proposer des solutions adaptées. Remplacer un collègue absent ou répondre à des besoins en gestion RH en période de forte activité n’a jamais été aussi simple.

j’ai besoin d’assistance administrative

déjà secrétaire du bâtiment, je postule

Qu’est-ce qu’une secrétaire BTP ou une secrétaire du bâtiment ?

Comme toutes les secrétaires externalisées, une secrétaire btp (aussi appelée secrétaire du bâtiment) prend en charge plusieurs tâches administratives. Parmi ses principales tâches on retrouve : la gestion des appels entrants et sortants, le traitement des dossiers, le traitement du courrier, la gestion du planning, la gestion des congés, l’établissement des factures, la rédaction des PPSPS, etc.

Une secrétaire du bâtiment doit posséder plusieurs compétences dont une connaissance de la réglementation générale du BTP afin de suivre les contrats et connaître les notions juridiques de ce métier.

Elle maîtrise les opérations de travaux et est en mesure d’assister le directeur et les personnes sur le terrain depuis son bureau.

Comment reconnaître un bon secrétaire du bâtiment ?

Un bon secrétaire du bâtiment a une très bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils techniques nécessaires pour mener à bien son travail. Le secrétaire du bâtiment doit jongler entre différentes compétences clés et maîtriser entre autres :

  • Le traitement de texte ;
  • Le tableur et toutes les fonctions Excel ;
  • Les taux de TVA appliqués au secteur du bâtiment, etc.

Il doit également connaître le vocabukaire du métier du BTP afin de bien cerner les demandes et y répondre avec des informations techniques, l’envoi de devis…

Certains secrétaires BTP sont même en mesure de gérer l’organisation, le montage et la gestion administrative des dossiers ainsi que le suivi des dossiers immobiliers.

Une assistance administrative stratégique

administration dans le bâtiment et les travaux publics

Réduisez de manière notable les frais de gestions : bénéficiez de l’expertise de collaborateurs externalisés sans embauche, ni investissement dans du matériel de travail. Grâce à l’externalisation de votre secrétariat, concentrez vous sur des objectifs de productivité et consacrez-vous à des travaux plus importants. Faites le choix d’un(e) secrétaire btp ou d’une secrétaire du bâtiment externalisé(e) pour soutenir vos fonctions supports en toutes circonstances.

Les fonctions externalisables sont en effet légion. Une des activités les plus plébiscitées dans le domaine du BTP est la comptabilité et la gestion RH, notamment concernant la gestion des fiches de paie. La nature des contrats de travail est plus variée que dans d’autres secteurs, et Officéo l’a compris pour sélectionner les meilleurs profils.

Des experts en gestion de paie

L’externalisation de vos démarches administratives courantes permet de bénéficier, au delà d’une compétence technique bienvenue, d’une assistance administrative stratégique efficace.

Parmi nos secrétaires administratives en général et secrétaires btp Officéo en particulier se trouvent des spécialistes expérimentés dans la gestion de la paie dans le secteur du bâtiment et travaux publics. Que ce soit dans le cadre de missions ponctuelles ou récurrentes, les paies cadre, les paies des statuts ETAM ou des ouvriers saisonniers restent organisés et à disposition pour une gestion administrative pro-active. Lors d’une démission, licenciement, conseil juridique, litige avec un salarié ou d’une aide à rédaction de travail, votre service RH garde la main sur les documents clés.

Vos paies sont en conformité avec les conventions collectives et les législations courantes. Concernant la gestion de vos fiches de paie, nous assurons une intervention complète, selon vos besoins :

  • Établissement des fiches de paie de vos employés du bâtiment ;
  • Suivi de la convention collective ;
  • Charge sociales, déclarations automatisées des données sociales unifiées (DADS-U) et déclarations DUCS EDI (retraite prévoyance pro BTP, CNRB, TPIG, Urssaf) ;
  • Suivi des congés, RTT, repos ;
  • Assistance en cas de contrôle Urssaf ;
  • Et toutes les autres prestations sociales liées à la paie dans le secteur du BTP.

Missions administratives générales

  • Secrétariat : standard téléphonique dans vos locaux, courrier, devis, factures, contrats ;
  • Accueil téléphonique et physique de l’établissement ;
  • Gestion et suivi des commandes : facturation, relance, banque ;
  • Comptabilité : banques, facturation, TVA ;
  • Suivi et pointage de l’activité des collaborateurs ;
  • Établissement des paies et charges sociales.

Missions administratives spécifiques

Que votre secteur soit le Bâtiment et Travaux Publics ou encore l’agriculture, la santé et action sociale, le transport / logistique ou la vente par correspondance : nous trouvons un(e) secrétaire d’exploitation selon vos besoins et votre structure :

  • Préparer les tournées des techniciens sur le chantier, éditer les avis de passage et bordereaux, coordonner l’activité d’une équipe
  • Élaborer et mise en forme de dossiers d’appel d’offres ;
  • Préparer et envoyer des courriers, devis et factures ;
  • Planifier et contrôler les opérations logistiques (réception, stockage, préparation des marchandises, produits…) d’un site ou d’un service selon les impératifs et la règlementation applicable ;
  • Saisir les opérations effectuées dans la base de données ;
  • Suivre et contrôler les chantiers et en informer les clients ;
  • Elaborer des mémoires techniques, notes techniques, SOPAQ, SOPAE ;
  • Déclarer la sous-traitance : monter le dossier d’agrément ;
  • Elaborer le Dossier d’Oeivre et d’Exécution (DOE) ;
  • Identifier et traiter les annonces, analyser les données de consommation.

Des offres ajustées à vos besoins

Nous vous proposons 4 formules sur mesure, adaptées à vos besoins et à votre budget. Une fois les tâches administratives que vous souhaitez déléguer identifiées, nous estimons le nombre d’heures à effectuer pour répondre au mieux à vos attentes.

Plus souple qu’un contrat de travail en CDD ou CDI.

Moins coûteux que l’intérim.

Plus fiable qu’un freelance en direct.

Et en prime, une continuité de service
en cas d’absence.

Votre secrétaire btp ou secrétaire du bâtiment externalisé(e) intervient dans vos locaux, dès que vous le souhaitez et pour la durée que vous souhaitez. Il/elle apporte au sein de votre entreprise sa maîtrise du travail de secrétariat. Possédant une bonne connaissance du vocabulaire technique, il/elle intervient auprès de votre activité de géomètre ou architecte, au sein de votre entreprise d’artisanat ou dans votre structure BTP en général.

  • Réalisation de la constitution, transmission et suivi des dossiers d’appel d’offres des marchés publics ;
  • Gestion des Déclarations d’Intention de Commencement de Travaux (DICT) ;
  • Facturation de matériels aux clients ;
  • Organisation des interventions (main d’œuvre, fournitures, outillage) ;
  • Suivi et gestion de dossiers immobiliers (assurances, contrats de sous-traitance, communication avec l’urbanisme …) ;
  • Assistance du Directeur Technique et des ingénieur(e)s d’affaires.

Une réponse pour les métiers de la construction, de l’immobilier et de la promotion immobilière

Responsable immobilier

  • Faites un montage administratif et financier dans les meilleurs délais.
  • Assurez un suivi des délais d’avancement de vos projets excellent, en toutes circonstances.
  • Pilotez votre stratégie de communication et la pré-commercialisation de vos projets.

Jeune entrepreneur(e)

  • Restez libre dans la gestion de votre activité.
  • Facilitez la rédaction de vos devis.
  • Préparez des dossiers d’appels d’offres.

Chef de chantier

  • L’administration liée à vos ETAM, cadres, saisonniers et ouvriers est gérée selon vos conditions.
  • Maîtrisez la relance de factures fournisseurs.
  • Bénéficiez d’une rédaction et d’un archivage de vos factures complet et exhaustif.

Responsable ADV

  • Coordonnez les différents services de l’entreprise.
  • Assurez la diffusion de 100% des factures et devis.
  • Dirigez un cycle de vente optimal.


Officéo, comment ça marche ?


Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.


Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.


Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Vos homologues se sont aussi intéressé aux services suivants

Toutes les fonctions qui incombent un(e) secrétaire btp traditionnel(le) peuvent être externalisées. Découvrez ce que vos confrères ont cherché avant de choisir la solution Officéo :

Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à entrer en relation avec nous par notre formulaire de contact ou au 01 49 70 98 63.


Questions fréquentes

  • ❓ Qu’est-ce que le secrétariat BTP ?

    Le secrétariat BTP est pris en charge par une secrétaire du bâtiment. Elle s’occupe de toutes les tâches administratives comme : le traitement des dossiers, la gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, la gestion des factures et contrats, l’élaboration des DOE, etc.
    Il ne s’ait toutefois pas d’une secrétaire classique car cette dernière doit avoir des connaissances sur la réglementation générale du BTP.

  • 💪 Pourquoi externaliser le secrétariat de son entreprise BTP ?

    Externaliser le secrétariat de son entreprise BTP permet aux architectes, aux maîtres d’œuvre et aux entreprises du BTP de manière générale de se concentrer sur leurs objectifs de productivité et de dégager du temps qualifié à consacrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée. Une secrétaire BTP externalisée viendra vous soutenir dans vos fonctions support pour vous permettre de vous consacrer à votre cœur de métier.

  • 💰 Quel est le tarif d’une externalisation du secrétariat BTP ?

    Le tarif d’une externalisation du secrétariat BTP est compris entre 35 et 50 €/heure. Ce type de prestation est considérée comme experte, ainsi un tarif s’applique si vous faites appel à une secrétaire BTP. Selon le cas, divers autres frais peuvent s’ajouter au tarif de base pour des travaux de secrétariat externalisé.

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