Rencontre avec Virginie, assistante administrative Officéo
DEVENIR ASSISTANT ACCÈS CLIENT

Rencontre avec Virginie, assistante Officéo

J’ai rencontré Virginie par Skype parce qu’elle est marseillaise ! Comme le réseau d’Officéo est partout en France, dans les DOM-TOM et en Belgique, difficile en effet de rencontrer tout le monde de visu.

D’un naturel dynamique et souriant, elle m’a parlé du développement de son activité en tant qu’indépendante. Une chose est sûre, avec ses talents en comptabilité et son sens de la diplomatie elle devient facilement LE copilote indispensable des dirigeants d’entreprise ! Installée depuis 2010, elle a su faire sa place et gagner la confiance de ses clients.

Comment avez-vous développé votre activité d’assistante administrative indépendante ?

Au départ,  avec mon BTS photo en poche, j’ai commencé à travailler dans un service labo. J’ai ensuite rejoint la société de peinture de mon mari pour m’occuper de tout son administratif. J’ai alors suivi une formation comptable à la chambre des métiers. En parallèle,  j’ai créé, avec ma belle-sœur, une société de services de secrétariat  en 2010. Je travaillais pour des clients sur site tandis que ma belle-sœur prenait en charge le télétravail. Peu de temps après, j’ai commencé l’aventure avec Officéo, lorsque l’entreprise démarchait dans la région de Marseille.

“Actuellement, je suis donc  mi-salariée dans l’entreprise de mon mari et auto-entrepreneur.”

 

Que vous apporte Officéo dans cette équation ?

Pour moi, Officéo est efficace car il démarche des clients pour moi.  Aujourd’hui, ces clients comptent  pour la grande majorité dans mon portefeuille. Je prends ainsi en charge l’administratif pour un avocat, un médecin et une société de production (enregistrement des voix). En plus je m’occupe des démarches administratives pour un pharmacien à la retraite : DCD, gestion immobilière, SCI, dossiers de retraite, succession … Il y a beaucoup de choses à faire !

 

Et qu’apportez-vous à tous ces clients ?

“En faisant appel à un assistant Officéo, ils évitent un salaire avec les charges sociales et cela leur permet de se focaliser essentiellement sur leur partie commerciale.”

Au sein de la société de production, je m’occupe de leur gestion de courrier et de leurs factures. Il me délègue aussi entièrement leur comptabilité mis à part le bilan et les vérifications faites par leur expert-comptable. Comme ils sont souvent à l’étranger, je travaille avec eux par Skype et avec Team Viewer.

Je m’occupe du courrier de mon client médecin, notamment ses relations avec l’URSSAF et la CARMF, du suivi comptable, de l’archivage, du paiement des factures téléphoniques et du dépannage informatique.

Au sein du cabinet juridique, j’ai surtout beaucoup de travail d’archivage de gros dossiers : tri papier et numérisation… Je fais aussi de la transcription audio.

 

Qu’est-ce qui vous motive le matin pour commencer la journée ? Qu’est-ce qui vous plaît ?

Ce travail m’intéresse car j’aime bien les chiffres: pour moi la comptabilité, c’est sympa ! J’aime aussi rendre service à beaucoup de gens. Ainsi, je ne vois jamais les mêmes personnes, les mêmes choses et ça me convient. Je n’ai pas besoin de me motiver le matin, je le suis, tout simplement ! D’autant plus que le contact avec les clients est bon, l’ambiance est conviviale.  L’autre chose qui me plaît: je suis indépendante dans la gestion de mon travail et mon emploi du temps.

 

Pour finir, quelles sont les 2 qualités d’un assistant administratif ultra-efficace ?

“Polyvalence et diplomatie. Je suis très à l’écoute des clients, je m’adapte à lui et j’avance avec tact. Par exemple, je suis souvent amenée à négocier avec des fournisseurs ou à gérer des conflits de livraison.”

 

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