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Organiser une réunion à distance

Réussissez votre réunion virtuelle du début à la fin

Bien organisée, une réunion de travail à distance est un excellent support. Pouvant réunir virtuellement des participants éloignés pour répondre à l’éloignement géographique, la réunion à distance s’impose tout particulièrement pour les entreprises choisissant de collaborer avec des freelances ou firmes étrangères.

Assistant(e) de direction, responsable RH ou cadre, vous avez à réfléchir à ce type d’organisation. Pourtant, maîtrisez-vous les processus les plus efficaces pour que votre réunion virtuelle soit un succès ?

Réunir les bonnes conditions

Conduire une réunion ne s’improvise pas. Encore moins si elle est à distance. Pour atteindre les objectifs fixés, faisons le point sur les outils et méthodes pour animer efficacement cet événement clé de la vie d’entreprise.

Opter pour le bon format de réunion

En fonction de la thématique de l’échange, des objectifs attendus et du contexte dans lequel est piloté la réunion à distance, les possibilités sont aussi variées que les organisations différentes :

  • Réunion informationnelle.
  • Rencontre de revue.
  • Réunion d’échange.
  • Comité de résolution de problème.
  • Réunion de prise de décision.

Choisir le type d’échange

Certains font le choix de faire une visioconférence ou une conférence uniquement basée sur un change vocal. Des difficultés propres à l’organisation d’une réunion connectée surviennent. Avant d’opter pour un échange exclusivement audio ou d’autoriser l’intrusion d’une webcam, considérez vous besoins.

Trois types de réunions à distance sont possibles à choisir selon la configuration prévue de l’entrevue :

  • Visioconférence : le président de réunion est visible. Choisi pour présenter un projet face à beaucoup de personnes en simultanné. Un matériel adapté et un réseau de qualité est nécessaire. Les interactions sont assez limitées et sont surtout concentrées sur l’animateur président.
  • Webconférence : l’envoi d’un lien web au préalable à tous les participants permet l’accès à la conférence. Tous les participants voient la même chose sur leur écran et suivent une présentation : les interactions sont limitées, et ce format est préféré pour une présentation plutôt qu’un échange.
  • Appel de groupe : aucun matériel ni serveur particulier n’est requis pour un appel de groupe. Ce format peut permettre un appel vidéo comme audio et les plateformes proposant cette solution sont nombreuses. Pour rester efficace, une réunion en appel de groupe doit comprendre un nombre de participants limité.

Définir les besoins de communication pour choisir son format

En effet, face à tous les besoins que vous pouvez avoir, consultez les différentes possibilités. Vous trouverez ce que vous cherchez une fois l’ensemble des besoins éclaircis. Voici à titre d’exemple, un cheminement à adopter pour répondre à la question de la visibilité des participants.

Vous êtes plutôt pour la possibilité de voir les participants : les invités s’interrompent ou se coupent la parole plus souvent lorsqu’ils ne se voient pas. L’absence de vidéo empêche égaement de savoir quel interlocuteur prend la parole. Une absence de webcam peut nuire à l’organisation de la réunion à distance.

Au contraire, vous ne souhaitez pas avoir la possibilité de voir les participants : un télétravailleur n’a pas forcément envie de donner un accès visuel à son espace personnel. La caméra peut être un frein à la participation pour cette raison. Animer la participation et capter suffisamment l’attention pour éviter aux clients et collaborateurs d’être déconcentrés par l’environnement dans lequel il se trouve est aussi une difficulté à mentionner.

SOLUTION : Si vous proposez aux participants une conférence visuelle, faites en sorte qu’il y ait une possibilité pour le ou les participants ne souhaitant pas apparaître de remplacer leur image par un avatar, ou de les placer hors champ.

Tenir la réunion

Choisir la méthode de pilote efficace

Citons quelques-unes des méthodes les plus connues pour conduire efficacement une réunion d’entreprise. Parmis les plus célèbres :

Gérer toutes les possibilités

La notoriété de la solution utilisée pour organiser la réunion à distance est un critère à prendre en compte. Parmi les éditeurs les plus utilisés et approuvé au sein des utilisateurs professionnels se trouvent :

  • WebEx : propose une diffusion vidéo avec un partage d’écran des annotations simultannées. La fonction de partage du rôle d’animateur et d’enregistrement de la conférence est intéressante.
  • GoToMeeting : utilisable depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, le logiciel présente un tableau de bord polyvalent pour une organisation impeccable.
  • Google Hangouts : présente une solution moins professionnelle mais doté d’une simplicité d’utilisation incomparable.
  • Skype Entreprises : permet des réunions en ligne gratuites pour 10 participants. Le partage d’écran et la messagerie instantanné de Skype sont tout particulièrement appréciés.
  • Tamashare : « salle de réunion virtuelle », Tramashare fait de la technologie de cryptage et de sauvegarde des données un argument pour choisir cette solution de collaboration sécurisée.

La réunion à distance a l’avantage de vous faire économiser du temps, sur les déplacements ou pendant la réunion elle-même, et de l’argent. Orchestrée comme il faut, elle améliore la productivité du rassemblement par rapport à une réunion classique, souvent encadrée de manière plus superficielle.

Anticiper les imprévus

Quelques jours avant la réunion, pensez à vérifier le bon fonctionnement du matériel. Les dysfonctionnements au moment de la réunion sont une source de stress pouvant nuire au bon déroulement général.

Egalement, selon la solution choisie, des outils peuvent être partagés sur un serveur cloud. Choisissez de stocker et échanger les supports et informations nécessaires sur un second support. Partagez une solution de secours avec d’autres aprticipants : un appel téléphonique au lieu d’une réunion en visio, un brief par écrit au lieu d’une présentation orale, une date de report. Avec un plan B, les moments de panique sont évités.

En amont, la date et l’heure sont fixées et adaptées à chaque participant. Le lieu est choisi pour son calme, sans passage et sans nuisance sonore pouvant nuire au bon déroulement de la réunion.

Pendant la réunion, le temps de parole est réparti de manière équitable, ou passe par la délégation d’une tierce personne pour cet office. Avec un ordre de réunion clair, un temps de parole équilibré et des outils mapitrisés , la réunion à distance a tout pour être efficace.

Débriefer et suivre

L’après-réunion donne un sens à l’événement. Conserver et communiquer par écrit un résumé des échanges permet d’agir sur cette base de support en vue de rendre utile la réunion à distance.

Contrairement à une réunion classique, il n’est pas toujours possible de débriefer les participants de vive voix. Il est cependant possible de récapituler les points abordés dans un mail, ou via un document partagé. C’est aussi le bon moment de faire le point sur les outils de suivi utilisé lors de l’organisation de votre réunion. Si l’outil n’est pas adapté ou rend l’organisation plus difficile, d’autres méthodes peuvent être utilisées pour la prochaine réunion à distance.

C’est à vous !

Maintenant, il ne reste plus qu’à mettre en pratique ce que vous avez appris. Les réunions en personne sont toujours idéales pour un contact professionnel. Il existe toutefois des moyens d’amélioration de vos réunions en ligne pour quelles soient tout aussi productives. Quelques points essentiels à retenir :

  • Choisissez des outils pertinents et adaptés.
  • Pensez aux plans de secours en cas de défaillance technique.
  • Restez organisé pendant la réunion. Votre trame est clairement établie, le temps de parole distribué entre les participants et la nomination d’une personne en charge du compte-rendu est faite.
  • Gardez un comportement approprié.
  • Pensez au débriefing de fin de réunion. Récapitulez les points principaux dans un email ou dans un document partagé avec d’autres participants.

Vous organisez une réunion en ligne prochainement ? Obtenez une assistance adéquate pour une organisation sur mesure, afin que vous puissiez vous concentrer sur son contenu ou déroulement plutôt que sur la logistique. Officéo vous propose de déléguer cette mission à un(e) assistant(e) de direction ou tout autre profil jugé approprié à vos besoins.

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