▷ Modèle de lettre de relance facture impayée gratuite !
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Lettre de relance facture impayée gratuite

Il arrive assez souvent qu’un client ne vous paie pas ce qu’il vous doit. Avant de vous diriger vers une procédure judiciaire, prenez quand même le temps de le relancer.

J’ai besoin d’aide pour relancer les mauvais payeurs

Une relance par téléphonepar mail ou par courrier vous permettra notamment de savoir s’il s’agit d’un mauvais payeur ou simplement d’un client dans un moment de difficulté. Nous vous proposons ici un modèle de lettre de relance facture impayée gratuite.

Comment s’y prendre pour relancer votre client

Avant de relancer votre client de manière formelle, vous pouvez commencer par trouver une solution à l’amiable avec le client. Dans un premier temps en le contactant par téléphone pour lui rappeler qu’il a dépassé l’échéance de paiement.

Après avoir obtenu les informations sur votre client (sa situation financière, son intention de payer ou non, ce qu’il vous propose et ce qu’il ne vous propose pas…), vous pouvez décider de lui faire parvenir une lettre de relance ou un mail de relance par le biais du service commercial ou comptabilité. L’envoie d’une lettre de relance doit intervenir le plus tôt possible. Ci-dessous, nous vous proposons un modèle de lettre de relance.

Nom de votre entreprise
Adresse
Code postal
Ville
Téléphone
Adresse mail

Nom de l’entreprise cliente
A l’attention de [***] Adresse
Code postal
Ville

Fait à [***], le [***].

Objet : Relance de paiement de la facture n°[***]

Madame, Monsieur, (ou seulement Monsieur [***], // Madame [***], dans le cas où vous auriez connaissance du récepteur)

Vous trouverez, jointe à ce courrier, la facture n°[***] datant du [***] d’un montant de [***]€. Sauf erreur de notre part, nous restons en attente du paiement de cette facture.

Nous vous saurions gré de bien vouloir effectuer son règlement dans les délais les plus brefs.
Dans le cas où votre règlement nous parviendrait avant la réception de ce courrier, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce dernier.

D’avance, nous vous remercions d’entreprendre le nécessaire et restons à votre entière disposition pour toute information complémentaire.

Veuillez accepter, Madame, Monsieur, (ou seulement Monsieur [***], // Madame [***], dans le cas où vous auriez connaissance du récepteur) l’expression de nos salutations les plus distinguées.

Tampon (Optionnel)
Signature
Prénom Nom

Quelques conseils pour rédiger une lettre de relance de facture impayée

La date de la relance doit être nécessairement inscrite sur la lettre. Si vous avez affaire à un client de mauvaise foi, il ne pourra pas se défausser.

L‘objet de la relance doit être clairement indiqué. Les dates, les numéros et les montants dus des factures impayées sont à inscrire dans la lettre de relance. D’un côté cela permet une transparence absolue de la part du créancier. De l’autre, le débiteur peut ainsi retrouver plus facilement et rapidement les factures impayées.

Les duplicatas des factures impayées doivent être jointes à la lettre de relance. Il est tout à fait possible que votre client ne soit pas rigoureux dans sa gestion de facture.

Enfin, n’oubliez pas d’être courtois. Votre client peut seulement avoir eu un contre-temps financier, nul besoin d’être agressif. Néanmoins une lettre de relance doit être ferme.

Quels sont les avantages de la relance de facture par mail ?

Une relance par mail peut paraître moins agressive que l’envoi d’une lettre recommandée directe. Cette dernière est toutefois obligatoire si votre débiteur ne donne pas de suite à votre relance.

En plus d’être une approche plus diplomate, un mail est une première trace écrite de la demande de votre entreprise. En cas de saisie de la justice, une copie de mail a une valeur juridique mais ne doit constituer la seule preuve. L’envoi par mail d’une relance de facture reste tout de même moins coûteux qu’un envoi postal.

Enfin si l’échéance vient seulement d’être dépassée, l’envoi par mail est beaucoup plus rapide. Il peut ainsi régler un problème facture impayée plus rapidement. Cette première relance par mail peut d’ailleurs être doublée d’une relance téléphonique.

Le contact direct est dans tous les cas à privilégier avec le débiteur pour maintenir une relation saine et professionnelle face à une situation qui peut parfois avoir de lourdes conséquences en entreprise.



Nos assistant(e)s peuvent effectuer vos relances

StartupTPE, PME ou encore grande entreprise ? Avocat, médecin, architecte ou autre profession libérale ?

L’administratif devient beaucoup trop chronophage pour vous ? Les relances deviennent trop fréquentes ? Si vous souhaitez, entre autres, bénéficier d’un meilleur contrôle de vos créances, nos assistantes expertes sont là pour vous aider dans ces missions administratives. Elles sont disponibles partout en France, en moins de 48H si besoin !

Officéo vous aide également pour :



Les démarches associées

Dans le cas où votre client ne serait toujours pas enclin à payer après avoir effectuer vos relances, voici les démarches auxquelles vous pourriez recourir pour le recouvrement de vos factures impayées  :

  • une deuxième relance par courrier sous 15 jours ;
  • une mise en demeure avec lettre recommandée avec accusé de réception ;
  • une injonction de payer ;
  • un huissier de justice* (dans certains cas, si la somme ne dépasse pas 4000 euros, vous pouvez vous faire payer par huissier),
  • ou encore l’affacturage.

Les pénalités de retard

Si après plusieurs relances, votre client ne paient toujours ses factures, il est de votre droit de réclamer des pénalités de retard. Elles sont applicables dès le premier jour de retard.

La mise en demeure

Une mise en demeure correspond à la dernière étape d’un recouvrement à l’amiable avant le recours à la justice. Elle correspond à une lettre envoyée en recommandé avec accusé de réception répondant à des mentions obligatoires. Dès l’émission de cette mise en demeure, le client est considéré juridiquement comme étant en retard de paiement.

L’injonction à payer

L’injonction à payer doit être précédé de l’envoie d’une lettre de mise en demeure. C’est une procédure simple permettant à un créance de recouvrer des factures impayées. Elle intervient après une phase de relance à l’amiable.

Le créancier doit d’abord rédiger une requête d’injonction à payer. Elle doit ensuite être adressée à un juge qui prendra une décision favorable ou non.

Les professionnels du recouvrement

Il est tout à fait possible de recourir à des interlocuteurs spécialisés afin que votre client paie ses factures

Lors d’un recouvrement judiciaire, les huissiers de justice obligent votre client à payer, notamment si celui-ci ne s’exécute pas spontanément.

Un société de recouvrement, souvent surnommés chasseur de dettes, est une autre solution, néanmoins coûteuse. Elle se charge à votre place de relancer, de manière insistant, votre client.

*Loi Macron du 6 août 2015 (n°2015-990)



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