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Les principales fonctions Excel en entreprise

Excel est l’outil d’excellence dans le monde du secrétariat et de l’administratif. Cependant, les fonctions excel ne sont pas à la portée de tous. Si le pavé Excel pour les nuls peut s’avérer fastidieux, voici les fondamentaux d’Excel. 

J’ai besoin d’aide pour mes documents Excel

Les principales formules Excel

Excel regorge de formules mais certaines sont davantage utilisées au sein des services administratifs.

Fonction somme

Parmi les fonctions excel, La fonction SOMME est l’une des formules les plus connues du tableau Excel. Elle permet, comme son nom l’indique, de connaître la somme des valeurs dans une cellule. Pratique pour calculer rapidement un devis ou une facture, la fonction SOMME est le procédé à connaître.

 

Comment s’y prendre ? 

Cliquez sur la cellule souhaitée et tapez =SOMME(. Sélectionnez la plage de cellules de données à additionner. Le nom des cellules apparaîtront (par exemple : =SOMME(C1;C4). Enfin, fermez la parenthèse et appuyez sur Entrée. Le calcul est ainsi effectué sans effort. 

 

Pour exécuter toute autre opération de calcul, rien de plus facile. Aucune formule n’est à utiliser pour ces opérations. Il faut simplement employer les signes correspondant à chaque calcul, sans oublier de commencer par le signe =. Par exemple =B10+B11. 

Fonction moyenne

Le calcul moyenne est également très utilisé parmi les formules de calcul d’Excel. Un secrétaire, une assistante se doivent de connaître cette fonctionnalité dans la gestion de nombreux documents administratifs. 

Comment s’y prendre ?

Cliquez sur la cellule souhaitée et tapez =MOYENNE(. Sélectionnez la plage de cellules de données voulue. Fermez ensuite la parenthèse et appuyez sur Entrée. 

Pourcentage

calculer-pourcentage-excelLa formule pourcentage excel peut apparaître extrêmement utile, notamment pour observer des évolutions. Les pourcentages peuvent être, pour certains, frustrants. Excel les simplifie et rend un calcul de pourcentage plus rapide. 

Comment s’y prendre ?

Dans la cellule où le résultat souhaite être affiché, cliquez sur celle-ci et afficher le format Pourcentage en cliquant sur le bouton Pourcentage dans l’onglet Accueil. Dans cette cellule, il suffit de diviser les deux chiffres dont l’on souhaite obtenir un pourcentage et soustrayez 1 : =(C3/D3)-1. Tapez ensuite Entrée. 

 

La formule pourcentage Excel d’un total est également une fonctionnalité indispensable, par exemple lors d’une facturation. 

Explications par l’exemple

Un exemple illustrera davantage cette fonction. Pour connaître le pourcentage des ventes de gants fourrés sur la totalité des ventes de prêt-à-porter, il suffit de diviser le montant des ventes de gants par le total des ventes. Par exemple pour 14 250€ / 50 000€, écrivez dans la cellule souhaitée =C1/B1 et tapez sur Entrée. Le résultat est de 0,285. 

Pour l’afficher en pourcentage, il suffit simplement d’aller sur l’onglet Accueil et cliquez sur Pourcentage. Le montant des ventes de gants fourrés représente 28,5% des ventes de prêt-à-porter. 

Fonction SI

Dans les différentes fonctions Excel, la fonction excel si est également l’une des plus populaires de l’outil Excel. Elle permet de savoir si une condition est vraie ou fausse et ainsi d’effectuer rapidement des comparaisons. La fonction SI ne peut avoir que deux résultats. 

Comment s’y prendre ?

Pour cela, prenons un exemple. Pour savoir si le montant réel des travaux a dépassé le devis, sélectionnez la cellule où se trouve le montant réel, puis celle du devis. 

Ajouter, ensuite, une virgule et écrire les deux conditions. Ici “Supérieur”, “Dans le budget” et tapez sur Entrée. La formule affichée sera la suivante : =SI(D10>C10,”Supérieur”, “Dans le budget”). 

Pour éviter de taper dans toutes les cellules du tableau cette longue formule excel, sélectionnez la première cellule et faites la glisser sur toute la plage de cellules. 

Recherchev

La Recherchev excel est une des fonctions Excel primordiales, en particulier dans la manipulation de plusieurs dizaines de données. Elle permet de gagner du temps et d’être ainsi plus efficace. La fonction Recherchev effectue une recherche d’éléments dans une table ou une plage par ligne. 

Comment s’y prendre ?

Pour rechercher le montant d’un prestataire avec son nom, tapez dans une cellule le terme correspond. Puisqu’il s’agit du montant d’un prestataire, tapez prestataire.

La formule Recherchev doit être écrite dans la cellule d’à côté. Pour cela tapez =RECHERCHEV(.
Sélectionnez la valeur à rechercher, ici prestataire correspondant à la cellule D11.
Tapez un point-virgule puis cliquez sur la table ou la plage où la valeur doit être recherchée. Ici cela correspond à la plage A2 à G9.
Puis tapez à nouveau un point-virgule et le numéro de la colonne où se situe la valeur souhaitée. Cette valeur est ici 5 puisque la colonne Montant correspond à la 5e colonne du tableau. 

Enfin, pour avoir une valeur exacte, il suffit de taper FAUX, ou VRAI pour une correspondance approximative.
Cela donnera ainsi à : =RECHERCHEV(D11;A2:G9;5;FAUX). 

Le tableau croisé dynamique excel

En termes de fondamentaux, le tableau croisé dynamique excel est un outil ultra efficace et rapide. 

Qu’est-ce que c’est ?

 

Un tableau croisé dynamique est une fonction Excel permettant de comprendre plus rapidement des données. Excel va ainsi croiser les données. Il est alors plus facile d’analyser, de comparer et d’observer des évolutions en un coup d’oeil. Si Excel facilite le travail, il faut néanmoins avoir préalablement rassembler des données de manière très structurée. 

 

Comment en créer un tableau croisé dynamique ?

tableau-croise-dynamique-excel

Si le TDC peut apparaître comme déplaisant dans un premier temps, c’est finalement un outil accessible à tous. 

Dans l’onglet insertion, cliquez sur Tableau croisé dynamique. Un petit tableau s’affiche et il doit y être choisi les données à analyser et l’emplacement du TDC. Il est possible de créer ce tableau excel dans la Feuille de calcul existante ou dans une Nouvelle feuille de calcul. 

Sélectionnez les champs qui apparaîtront dans le tableau croisé dynamique. Il faut, ensuite, les faire glisser vers les zones souhaitées : colonnes / lignes / filtres /valeurs. 

C’est terminé, le TDC est créé. Le plus difficile dans la création de ce type de tableau Excel est finalement de bien l’organiser. 

Quelques raccourcis

Pour aller plus vite sur Excel, voici quelques raccourcis  :

Demander conseil à Excel Alt+Q
Passer d’une page à l’autre Crtl+page Suivante : Crtl+page précédente
Recalculer les données F9
Insérer la date du jour CTRL+; (point virgule)
Insérer l’heure  CTRL+: (deux points)
Atteindre une cellule ou un tableau F5
Sélectionner toute une colonne active  CTRL+Espace
Sélectionner toute une ligne active  SHIFT+Espace
Sélectionner toute la feuille Excel  CTRL+A
Faire un collage spécial sur Excel (pour ne coller que les données etc.) CTRL+ALT+V
Insérer une somme automatique ALT+=
Masquer (et surtout ré-afficher) le ruban des fonctionnalités CTRL+F1

 

Pour plus de raccourcis clavier, cliquez ici


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